Андрей ШешенинАндрей Шешенин, эксперт event-индустрии и основатель Event University, рассказал, как не превращать совещание в долгие обсуждения мелких деталей, в чем отличие разговора группы людей на рабочую тему от реального делового собрания и как радикально повысить эффективность совещаний, превратив их из пустой траты времени в эффективный инструмент для решения event-задач.
Приближается декабрь — главная страда event-индустрии. Это приятное время, когда работы много, а значит впереди хорошая прибыль. Только не для всех этот период проходит гладко. Далеко не для всех.
Мы все можем считать свой бизнес малым. А в малом бизнесе критерием выживания является экономия ресурсов. Поэтому мы все хорошо научились резать расходы. Наши команды оптимизированы на «нормальное» количество проектов. Поэтому, новогодний рост — это перенапряжение всех сил. А значит и высокие риски ошибок. Хорошо, когда в бизнесе уже есть четкая система. Тогда можно усилить ключевые звенья временным персоналом. Но я точно знаю, что мало у кого так.
В подавляющем большинстве компаний сейчас просто все стали работать больше. Учитывая, что в таких бизнесах предприниматель выполняет и собственную часть работы, и контролирует всех остальных, то на него сейчас сваливается лавина задач и проблем. А значит легко и здоровье подорвать и ошибок наделать.
Вот всего один совет, который может выручить вас в таких условиях: проводите регулярные совещания всей команды.
Кажется нелогичным при недостатке времени тратить время на общие встречи (они могут проходить и онлайн), но магия тут в структурированной коммуникации. На каждом совещании менеджер, отвечающий за конкретный проект, говорит о его статусе, одновременно передает задачи и информацию коллегам, которые не входят в его группу. Сообщает о проблемах, которым тут же находится решение. Зная, что у него есть такая возможность, менеджер будет готовиться к совещанию и еще раз сверяться с планами и статусом проекта. Кроме того, он не будет отрывать коллег и руководителя на решение несрочных вопросов в другое время. В результате время коммуникаций по всем проектам сократится в разы.
Другой важной возможностью будет взгляд со стороны на все текущие проекты: часто менеджеры допускают ошибки из-за того что глаз «замылен» и не видят потенциально проблемные моменты — на совещании коллеги сразу отметят такую опасность.
Но большинство сотрудников не любят совещания и считают их пустой тратой времени, а руководители каждый раз недовольны низкой эффективностью встреч. Большую часть своей event-карьеры я терпеть не мог совещания. Старался их избегать или хотя бы минимизировать.
Удивительно, как сильно можно испортить общее мнение о полезном инструменте при неправильном использовании. Честно говоря, то, что все привыкли называть «совещанием», совсем на него не похоже. Основное отличие разговора группы людей на рабочую тему от реального делового собрания — в структуре. Поэтому можно радикально повысить эффективность встречи и изменить отношение участников за счет всего одного изменения — адженды.
Русские слова «повестка» или «программа», которыми переводится английское agenda, не совсем точны, на мой взгляд. Поэтому я использую вместо них англицизм, который широко принят в менеджменте и корпоративном мире.
Чтобы совещание было эффективным, перед ним должны быть поставлены конкретные задачи. Именно для этого нам необходима адженда. Это очень простой документ, в котором указаны:
- тема совещания
- время начала и продолжительность
- список участников
- ссылки на дополнительные материалы
- формат результата
Тема
Это именно тот вопрос, который необходимо решить. Она должна быть четко сформулирована и представлять конкретную проблему.
Например, в чем разница между формулировкой «Проблема с декорациями» и «Сокращение бюджета на декор на 40%»? В первом случае мы можем долго обсуждать, как вышло, что декорации не вписываются в смету. Во втором — занимаемся решением конкретной задачи.
Начало и продолжительность
Время начала совещания — очевидная необходимость. Но не менее важно точно определить и продолжительность. По опыту, если вопрос не решается за 15–20 минут, то его не получится решить на совещании. Скорее всего, нет достаточных данных. Поэтому нет смысла выделять больше 30 минут на один вопрос.
Участники
Очень важно заранее обозначить список участников совещания. Часто, придя на встречу, сотрудники понимают, что нет важного для принятия решения человека. Это можно было бы предусмотреть, если бы все заранее увидели и тему, и список.
Дополнительные материалы
Ссылки на материалы помогают эффективно подготовиться ко встрече. Конечно, понимая, что мы будем говорить про сокращение бюджета на декор, участники должны заранее посмотреть и смету, и ТЗ, и эскизы. У каждого поиск этих документов займет рабочее время. Если инициатор сам найдет документы и приложит их к адженде, то для всех остальных он это время сэкономит. Да и вероятность, что все придут готовыми, будет в разы выше.
Формат результата
Пожалуй, самая важная часть. Введите всего одно правило, и ваши совещания станут супер-эффективными. Все встречи должны заканчиваться записанными ответами на 3 вопроса:
- Что должно быть сделано?
- Кто за это отвечает?
- Когда должен быть результат?
Как часто после долгого совещания выходящие участники не могут сформулировать его результат и уж тем боле не понимают, кто и что теперь должен делать? Если эти 3 вопроса стоят в адженде, то инициатор совещания за 10 минут до конца срока должен остановить все обсуждения и предложить сформулировать ответы на эти 3 вопроса.
Даже если решения нет и для его выработки нужна еще одна встреча, это все равно следует записать в таком формате. Например:
- Что должно быть сделано? Собрать совещание с участием подрядчиков.
- Кто за это отвечает? Алексей — технический директор.
- Когда должен быть результат? В этот четверг.
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации «Лучшее мероприятие в сфере мотивации и вовлечения персонала». «Станция Рождества»
В Москве открылось первое иммерсивное арт-пространство Luminar выставкой от Sila Sveta
Поделиться