Олег НикитукОдна из главных составляющих мероприятия и, по сути, его «скелет» — смета проекта, благодаря которой можно детально сформировать статьи расходов, а ее самая затратная часть — технический блок. Олег Никитук, руководитель проектов компании MAX \ MAX productions, подготовил подробный гайд о том, как правильно работать со сметой, и рассказал, из чего она состоит, в чем суть каждой позиции, как они влияют друг на друга, и, конечно же, ответил на главный вопрос, который волнует каждого организатора — как сократить расходную часть, не рискуя качеством проекта.
Не будет открытием сказать, что смета по всему проекту или отдельным его блокам является основополагающим документом любого мероприятия. Лично для меня «картинка» будущего ивента складывается именно с момента формирования итоговой сметы — это как в «Матрице», за красивой оболочкой рендеров видно всю подноготную, единицы и ноли, из которых и складывается на самом деле механизм будущего мероприятия.
И, конечно, смета является одним из наиболее изменяемых и пересматриваемых документов в ходе подготовки мероприятия — поэтому безусловно важно понимать не только, что в ней написано, но и по какому принципу она работает, что даст наибольший буст в оптимизации, а что повлияет совсем незначительно, а иногда и подвергнет риску воплощение заказанной услуги. Традиционно самыми значительными по суммам являются сметы технических подрядчиков — о них сегодня и поговорим.
Сразу оговорюсь — описанный ниже принцип является скорее ориентиром и поможет вам: а) понять, что написано в техсмете от подрядчика и вести с ним переговоры; б) приблизительно спрогнозировать бюджет на самом раннем этапе бюджетирования проекта. Но это ни в коем случае не является универсальными правилами рынка, и каждая компания вольна формировать смету и коммерческие условия по своему усмотрению.
Главные составляющие сметы
Для начала разберем, из каких блоков состоит смета любого техподрядчика:
- Арендная часть. Это список того оборудования, которое вы заказали. Включает в себя также блок коэффициента: он может быть выведен отдельно в конце блока или применен к каждой позиции в случае, если мероприятие является продолжительным и включает в себя репетиции.
- Расходная часть на оборудование. Данный блок включает в себя перечень расходов, которые не вернутся потом на склад. В сметах на звуковое/световое/видеооборудование этот блок обычно незначителен, так как расходников совсем мало — стандартный набор из тэйпа и батареек для микрофонов. В сметах на сценические конструкции этот блок может быть значительно больше, особенно в случае постройки сцены необычной формы — здесь будет включена фанера и другие стройматериалы, которые будут пилиться на площадке.
- Расходная часть на персонал и транспорт. Здесь, как следует из названия, отображены расходы на работы по монтажу, проведению мероприятия и демонтажу силами персонала подрядчика, а также расходы на доставку оборудования со склада на площадку и организацию «доборов» тех позиций, которых не оказалось в парке компании.
Принципы формирования и изменения сметы
У каждого блока есть свои правила формирования и изменения в зависимости от изменения вводных данных. Пройдемся по каждому блоку по очереди.
Арендная часть и коэффициент
Если с формированием суммы за аренду все довольно-таки понятно — количество умножается на стоимость и — вуаля, то с применением коэффициента аренды все немного хитрее.
Если у вас мероприятие проходит одним днем, репетиция и саундчеки артистов проходят в этот же день — то коэффициент аренды составит 1, то есть сумма никак не будет увеличиваться. То же самое, если у вас репетиция все же накануне, но в ней задействована минимальная часть оборудования (как в случае с саундчеком — только звук) и она минимальна по времени — 1–2 часа.
Если же мероприятие проходит в течение двух и более дней или же у вас перед ним полноценная репетиция со светом, звуком и другими технологиями, то вас ждет повышающий коэффициент. Обычно он считается в размере 0,5–0,6 за каждый дополнительный день мероприятия или репетиции.
Если в случае применения коэффициента за дополнительный день мероприятия вопросов обычно не возникает, то в ситуации с репетицией на всякий случай поясню. Практически все оборудование имеет расчетный срок службы внутренних компонентов — в том числе и светодиодные экраны и световые приборы. А как мы знаем, репетиции длятся зачастую гораздо дольше самих мероприятий, и, если вы пользуетесь всем комплексом оборудования, то ресурс приборов расходуется, как-будто было проведено еще одно шоу. Это приближает замену и ремонт пришедших в негодность рабочих элементов, и, соответственно, влечет за собой расходы подрядчика, которые как раз нивелируются введением повышающего коэффициента.
Теперь предположим, что у вас мероприятие в Зимбабве, и вы, будучи неудовлетворены предложениями местного рынка событий, решаете привезти всю технику из Москвы. В таком случае предполагается довольно долгая доставка — допустим, что это 10 дней. И за такую доставку подрядчик будет вынужден выставить коэффициент в размере 0,2 за каждый день в пути (кстати, в обе стороны — ведь оборудование еще предстоит вернуть обратно на склад), что в итоге выльется в коэффициент 4.
Данный вид коэффициента обусловлен тем, что, пока оборудование едет в машине, оно не зарабатывает деньги. И за эти 20 дней в пути данное оборудование в Москве можно было бы продать на несколько проектов и заработать те же деньги, к тому же без рисков потери или блокировки груза, которые есть в случае любой международной доставки. Поэтому потерянная прибыль и возможные риски перекрываются подрядчиком введением такого повышающего коэффициента.
Подведем итог с помощью примера расчета коэффициента на 4-х дневное мероприятие в Зимбабве с 2 днями репетиций:
- 4 дня мероприятия: 4 х 0,5 = 2
- 2 дня репетиций: 2 х 0,5 = 1
- 10 дней доставки туда/10 дней — в обратную сторону: (10+10) х 0,2 = 4
Итоговый коэффициент на аренду оборудования составит 7 — то есть оборудование стоимостью 100 рублей обойдется вам в 700 рублей.
Расходная часть на блок оборудования и персонала
То, что связано с расходами на работу оборудования и не является арендными позициями — то есть буквально покупается подрядчиком на ваше мероприятие, мы уже разобрали выше. Поэтому перейдем сразу к изучению блока персонала и доставки.
Персонал подрядчика грубо делится на 2 группы: тех, кто монтирует и демонтирует оборудование, и тех, кто на нем работает.
Гонорар обеих групп складывается из стоимости одной смены (8–12 часов, в зависимости от политики подрядчика) и количества этих смен.
Количество смен монтажников закладывается подрядчиком при составлении сметы самостоятельно, исходя из ваших вводных (количество дней монтажа и его сложность). Стоит не забывать, что помимо монтажа существует и демонтаж, и смены на его осуществление также будут заложены в смету.
Количество смен специалистов пультовой и дежурных, которые следят за работоспособностью оборудования, складывается напрямую из ваших вводных, таких как количество репетиций и дней мероприятия.
Из сказанного выше следует вывод, что крайне важно на этапе запроса давать подрядчику полную и честную информацию о сроках монтажа и количестве репетиций. В противном случае можно наткнуться на неприятный момент перерасчета сметы. Если в случае заказа дополнительного оборудования еще можно договориться на значительную скидку, а то и вовсе на 100 % комплимент от подрядчика, то в случае увеличения количества персонала так не получится, ибо это будет прямой расход подрядчика.
Расходы на транспорт, думаю, не требуют каких-либо пояснений — сделаю только небольшую ремарку в случае нашего гипотетического мероприятия в Зимбабве: в случае долгой международной или даже междугородной доставки подрядчику потребуется страховка оборудования и, возможно, оформление дополнительных таможенных документов. Все эти расходы также окажутся в данном блоке.
Как грамотно работать со сметой
Конечно же одним из главных действий со сметой является попытка ее сокращения. Давайте разберем некоторые варианты и проанализируем, как лучше и правильнее это делать с точки зрения того, что все же нас интересует в первую очередь провести хорошее мероприятие.
- «Смета в два раза больше, чем у меня заложено в бюджете. Сокращу-ка оборудование в два раза!»
К сожалению, такое решение не приведет к искомому результату. Как мы уже говорили, смета состоит как из арендного блока, так и расходного — и они не находятся между собой в прямо пропорциональной зависимости. Даже если вы сократите количество, допустим, световых приборов со 100 до 50 — да, стоимость аренды сократится — но их все равно будет монтировать примерно такое же количество человек, ибо в процессе монтажа есть моменты, которые все равно требуют заложенного количества людей (например, разгрузка). А оператор пульта и дежурные в принципе никуда не уйдут, ведь они работают на самом мероприятии. С другой стороны, если вы увеличите количество приборов, то расходная часть также не изменится (или изменится незначительно).
- «Ого, у меня застройка рекламной зоны на ЭКСПО-2030 на целый месяц! Но какой же у меня тогда будет коэффициент аренды?»
В случае неординарно долгой аренды формула [(количество дней) х 0,5] все же не работает на 100% — иначе аренда на месяц имела бы коэффициент 15 и стоимость стала бы такой, что это оборудование проще купить. В таких случаях коэффициент рассчитывается индивидуально и будет заметно ниже.
- «Так, какой бы блок мне сократить? Что тут думать, пропорционально сокращу все!»
Так, к сожалению не получится. Количество оборудования в разных блоках формируется исходя из различных данных, и не на все вы можете повлиять. Звуковое оборудование формируется исходя из размеров и параметров площадки и райдеров артистов — на это вы не повлияете никак. Световое оборудование — чаще всего можно изменить, но необходимо это делать по согласованию с художником по свету и режиссером, чтобы не нарушить художественную задумку проекта. Видеооборудование — зачастую выступает декорацией сцены, и если вы сократите видео, то необходимо будет заказывать дополнительный декор, чтобы закрыть появившиеся «дырки» в картинке.
Подобные комплексные сокращения лучше всего проводить с помощью технического директора или продакшн-менеджера — они гораздо детальнее понимают весь технический комплекс и смогут предложить лучшее решение по оптимизации сметы.
- «Не хочу/не могу ничего сокращать, но в бюджет все равно не влезаю!»
Как сказал один из опытнейших деятелей отечественного шоу-бизнеса: «Краеугольный камень нашей профессии — это общение». Если вы столкнулись с подобной ситуацией, то проведите встречу с подрядчиком и расскажите про ваши условия. Но к этой встрече необходимо подготовиться:
- заранее обозначьте финальные задачи для подрядчика;
- определитесь с приоритетами — что изменить невозможно, а где вы готовы поменять свой запрос — ведь речь идет о сокращении и менять перечень оборудования все равно придется;
- продумайте заранее условия монтажа — возможно, более продуманный график позволит сократить время монтажа именно этого подрядчика и поможет оптимизировать расходы на персонал;
- оцените возможность изменения условий оплаты — 100 % постоплата мало кого мотивирует.
Со сметой нельзя работать просто как с таблицей — перед вами «скелет» такой неуловимой и постоянно меняющейся сущности, как мероприятие, и крайне важно понимать, что за строчками и цифрами стоит целое событие, которое складывается из всех элементов в единый паззл.
Помните, что только при условии обоюдной и откровенной коммуникации с подрядчиком, вы совместно можете прийти к возможному компромиссу. При условии правильно и своевременно предоставленной информации от организатора, о которой мы говорили выше, подрядчик сможет адекватно оценить свои ресурсы, предложит замены по оборудованию или найдет еще какие-либо пути оптимизации расходов.
Лучшие идеи с вечеринок в рамках Grammy Awards 2023
Event-премии как инструмент для продвижения: обзор мнений клиентов и агентств
Поделиться