Евгения ДемидоваКогда вы планируете мероприятие за рубежом или проводите event с иностранными представителями, существует несколько тонких, но важных социальных моментов, которые необходимо иметь в виду. Вот несколько подсказок, как не упустить межкультурных нюансов при подготовке таких мероприятий.
Узнайте, кто ваша аудитория
Как и для любого другого event’а изучение его публики — ключевой момент при подготовке международного мероприятия. Возьмите за правило, что аудиторию нужно исследовать независимо от места проведения. Если участники вашего мероприятия представляют собой разномастную публику с культурной точки зрения, необходимо принять к сведению и уважать традиции каждого, чтобы встреча прошла продуктивно.
Проведите исследование и задавайте много вопросов
Важно провести исследование этих культурных особенностей до того, как вы приступите к планированию мероприятия, и убедиться, что все его участники также готовы к такому разнообразию. Если вам необходимы какие-то культурные тренинги, их нужно провести еще на стадии планирования. Даже специфическую корпоративную культуру компании-участника тоже нужно брать в расчет. Аудитория не должна быть пропитана стереотипами. Для этого еще на стадии планирования event-менеджер должен расспросить клиента о том, каких целей он хочет добиться, собрав в одном месте таких разных людей.
Уважайте традиции
Задавая вопросы, изучая ответы, вы сможете узнать и о бизнес-традициях разных культур. В то время как технологические детали, место проведения или публика могут влиять на объективную сторону мероприятия, сентиментальные мелочи воздействуют на настроение конкретного участника. Например, важно поблагодарить китайца за то, что он отдает вам свою визитку, и принять ее обеими руками.
И даже если event-менеджер изучил все возможные культурные традиции, он должен быть готов к любым неожиданностям. К примеру, азиатский чиновник после ланча в пятизвездочном отеле в Вашингтоне может настоять на том, чтобы расплатиться наличными за обед на порядочную сумму за всех.
Оставайтесь гибким
В разных культурах существуют разные обычаи, к которым event-менеджер, может быть, и не привык. Гибкость — ключевое качество в том, что касается планирования старта международного мероприятия, размера делегации или времени, отведенного на выслушивание речей. У одних народов принято появляться поздно, другие приводят с собой кого-то еще, третьи предпочтут официальным выступлениям общение в неформальной обстановке.
Еду, напитки и окружающую обстановку нельзя списывать со счетов
Чтобы лучше понять международные обычаи, Hilton Worldwide попросил специалистов по организации мероприятий со всего мира рассказать о своих секретах успешных встреч. Опрос в частности касался еды, напитков и обстановки вокруг. В Австралии, к примеру, обсуждать дела за обедом до подачи основного блюда считается плохим тоном. Это время предназначено для знакомства, обсуждения плана встречи, а разговор по делу начинается позже. В Японии важно рассаживать гостей в соответствии с их статусом. Карточки для рассадки также имеют важное значение. А для людей со Средней Азии важно расположить коврики для молитвы или Коран в центре зала, где происходит встреча. В США важно, чтобы подаваемый кофе или чай был хорошего качества.
Не недооценивайте силу хорошего обеда
Стандарты подачи еды на мероприятиях повсеместно растут. Будь то первоклассная столовая для директоров нефтяных компаний в России, прекрасное бордо для китайских бизнесменов или лучший ресторан морепродуктов для курдской делегации, участники мероприятия всегда оценят хороший сервис, индивидуальный подход или блюда в меню, которые нельзя попробовать у себя в стране.
Обычаи всех сторон, участвующих во встрече, должны быть учтены
Предположим, вы организуете мероприятие в США для группы руководителей из Китая. Как следует оформить встречу — по-китайски или по-американски? Успех встречи будет зависеть от того, каких результатов по итогам добьются участники мероприятия. Поэтому следует учитывать именно традиции и предпочтения участников в первую очередь. В то же время event-менеджеры должны не забыть рассказать и о местных традициях. Для этого, например, можно составить меню из лучших блюд, которые готовят на территории принимающей стороны.
Личные встречи всегда предпочтительнее
Исследования показали, что бизнесмены США, Великобритании и Китая предпочитают ходить на личные встречи, нежели обсуждать дела с помощью альтернативных способов связи вроде видео-конференции, email или по телефону. На очных мероприятиях достичь целей или принять решение проще. Язык тела и жестов, личный контакт на международных event’ах играют не самую последнюю роль. В виртуальности это все теряется.
По материалам bizbash.com
Новая подборка: 10 проектов-номинантов IV Премии Событие года
Джунгли зовут: 15 идей для диких event’ов
Поделиться