Александра ИващенкоОрганизатор — настоящий многорукий Шива. Конечно, один человек не заменит собой весь персонал, необходимый для организации: главное, чтобы он имел представление обо всех областях, с которыми сталкивается, и мог контролировать качество выполнения работ подрядчиками.
Мы подготовили для вас список из 21 навыка, которыми должен обладать настоящий специалист event-индустрии.
Быть психологом
Хороший организатор буквально по взгляду гостя должен определить: воды человек хочет или окно закрыть. Корректно объяснить необходимое гостю в почти любом состоянии. Уметь договариваться с сервисным персоналом одновременно строго и без ругани.
Писать как Пушкин и считать как Пифагор
Скорее всего, придется делать это очень часто. Считать — сметы, первичная бухгалтерская документация, ширина баннера для стенда. Писать в разных жанрах: уметь отличать пресс-релизы для журналистов от анонсов для простых смертных, знать секреты «продающих» текстов, подготовить пост-материал еще до завершения события, внятно донести до подрядчика свое задание.
Думать «вне шаблона»
Уметь готовить концепции и сценарии. Разбираться в трендах, не вылезать за составленную им же самим смету, знать, где дешевле. Видеть структурно, но придумывать новое и интересное.
Быть на короткой ноге с журналистами и уметь с ними работать
Желательно, чтобы был опыт пресс-секретаря, а по пятницам, вместо дачи, сотрудник собирался со знакомыми из ЦП или Коммерсантъ и обсуждал ваш проект.
Уметь продавать
Под продажами мы понимаем не только прямое получение дохода (продажа спонсорства, например), но и приглашение к участию в бесплатном мероприятии. Организатор должен уметь так преподнести его, чтобы интересующий компанию человек не только побежал проходить регистрацию, но и позвал с собой коллег и отложил все свои дела.
Быть маркетологом
Составлять портреты целевой аудитории и отслеживать эффективность мероприятия. Запросто может случиться, что необходимо провести маркетинговое исследование или опрос для анонса события.
Быть интернет-маркетологом и smm-щиком
Уметь писать и верстать email-рассылки, триггерные письма, расставлять utm-метки, составлять семантическое ядро, настраивать таргетинг, создавать кампании в Яндекс и Google, отслеживать цели в Метрике, верстать посты для фэйсбука. Организовывать вебинары.
Быть фотографом и дизайнером
Во время важного рукопожатия приглашенный фотограф запросто может отойти, а кадр — навсегда упущен. Организатор должен владеть популярными графическими редакторами (желательно, всеми), чтобы в последний момент поправить буклет, баннер, пригласительный для печати. А, ну и — редактировать фотографии в авральном режиме.
Иметь вкус и критический взгляд
Организатор должен одним взглядом определить, насколько хорошо оформлено помещение и под правильным ли углом лежат на стульях раздаточные материалы.
Быть полиглотом
Не исключено, что на мероприятии в какой-то момент организатор заметит одиноко стоящего вьетнамца, который явно нуждается в помощи. Надо уметь решить его проблему.
Проявлять изобретательность
Иногда на мероприятиях происходят совершенно немыслимые накладки. Нужно иметь «в рукаве» несколько способов разрядить обстановку, а лучше сделать так, чтобы никто ничего и не заметил.
Уметь планировать свое и чужое время
У первоклассного организатора все должно быть под контролем, в том числе и главный ресурс — свое и чужое время. Навык тайм-менеджмента едва ли не самый главный для event`ора.
Обладать навыками общения 80-го уровня
Профессиональный event-менеджер должен найти подход ко всем гостям мероприятия, и с топ-менеджментом и с сервисным персоналом, общаться на их языке, уметь ответить на любой вопрос.
Быть неконфликтным
В сфере организации мероприятий стопроцентно работает постулат «клиент всегда прав». Организатор должен уметь уладить любую конфликтную ситуацию, и ни в коем случае не провоцировать переход на повышенные тона самостоятельно!
Быть ответственным
Все, что происходит на площадке, находится под ответственностью организатора. Будь то нечаянно разбитый бокал, неполадки техники, качество выступления спикеров. Event-менеджер должен понимать, что он здесь — «хозяин», к которому пришли в гости 30, 200, или даже 1 000 человек. Спрашивать «за косяки» и хвалить за успех будут именно его.
Быть экспертом
Без сомнения, вы ждете от event-специалиста экспертизы в его профессиональной области, знаний и умений. Настоящий организатор разгружает своего заказчика и позволяет ему спать ночью, а не переживать за размеры стенда или количество заказанных блюд для гостей.
Иметь сильную команду
Конечно, человек не может (и не должен) быть специалистом во всех областях. Настоящий организатор всегда окружает себя профессионалами, которым доверяет — копирайтерами, фотографами, дизайнерами, оформителями.
Обладать умением руководить и координировать
Управлять подрядчиками, техническими службами, направлять потоки людей, распределять обязанности, назначать ответственных и контролировать качество выполнения.
Иметь представление обо всем и сразу
Чтобы контролировать качество — нужно иметь представление обо всем и сразу, уметь объяснять, как делать «хорошо» и как «недопустимо». При необходимости (а это с вероятность 99% произойдет) — нужно будет самостоятельно наладить звук, переключить презентацию, отладить кондиционер.
Иметь чувство юмора и оптимизм
Event-менеджмент — это работа на высоких скоростях и в режиме многозадачности, работа с совершенно разными людьми, в ограниченных сроках. Без чувства юмора, стрессоустойчивости и позитивного взгляда на жизнь тут никуда: в противном случае, круги под глазами и эмоциональные перегрузки — обеспечены.
Гореть искренней страстью к мероприятиям
Это то, чему нельзя научиться, это либо есть — либо нет. У настоящего организатора «бабочки в животе» вызываются благодарными отзывами по завершению мероприятия.
Встречали ли вы таких людей? На нашей практике, идеальный организатор не без труда, но «собирается» из нескольких человек, которым можно доверять, разделяя зоны ответственности.
Иллюстратор — Юлия Лаврухина.
Как устроить церемонию награждения: 5 основных пунктов от британских event-профессионалов
Art4You и Строгановка: творческая коллаборация в сфере эксклюзивных наград
Поделиться