Евгения ДемидоваПланировать и распоряжаться мероприятиями — занятия не из легких. Весь день вы разрываетесь между рабочими и личными делами. Каждую минуту что-то может пойти не так. И это очень выматывает. Мы составили список из наиболее знакомых вам сценариев развития дня event-менеджера и подготовили несколько подсказок, которые помогут вам справиться с ежедневными трудностями.
7:13
Проблема:
Вы снова стоите в пробке. Часы предательски отсчитывают время до вашего прибытия в офис, где вас ждут другие сотрудники и целый список дел, которые необходимо выполнить, готовя очередное мероприятие. Если бы вы только знали, что несколько километров назад была другая дорога, которая дворами могла бы вывести вас к офису, где вам бы еще удалось выпить кофе и поболтать с коллегами вместо того, чтобы украдкой втиснуться в кабинет, где уже идет планерка!
Решение:
Чтобы снова не попасть в лапы пробок, пользуйтесь специальными приложениями, которые оперативно обновляют информацию о ситуациях на дорогах. В него полезно заглянуть, пока вы не сели за руль, или по крайней мере следить со смартфона за пробками онлайн, когда вы уже едете в офис.
10:00
Проблема:
На прошлой неделе вы разослали письма по электронной почте всем спикерам с просьбой предоставить финальные варианты презентаций, однако 10 писем вернулись назад. Прекрасно, теперь вам срочно придется искать какие-то другие их контакты.
Решение:
К счастью, в нашем мире практически невозможно остаться анонимным. У любого сегодня есть своя страница в социальных медиа, где нередко указываются контакты. Как правило, их любят указывать в LinkedIn, этаком Facebook для профессионалов. Здесь люди обычно прописывают актуальную информацию: адреса сайтов, телефонные номера и тому подобное. Воспользуйтесь ими, чтобы связаться со спикерами.
12:42
Проблема:
Технически ваш обеденный перерыв начался уже двенадцать минут назад. К несчастью вам позвонил один из поставщиков и сообщил, что ваше агентство до сих пор не выслало подробное ТЗ для предстоящего мероприятия. Теперь вам лично придется связаться с ответственным менеджером и разобраться в чем там дело. Похоже вместо обеда опять придется перебиться крекерами из вашего письменного стола.
Решение:
Стресс, который человек испытывает во время спешки только мешает выполнить работу в срок. Не стоит загонять себя в угол, тем более жертвуя своим физическим и психическим здоровьем.
15:00
Проблема:
Все утро вы боролись с Excel и наконец-то создали табличку, в которой есть колонки вроде Дата, Номер выступления, Тема, Спикер, Время начала, Время завершения и Номер аудитории. Когда вы начали заполнять ячейки информацией, которую так долго собирали, один из спикеров заявляет, что решил полностью поменять тему презентации. Теперь вам надо вернуться в его колонку и все в ней поменять.
Решение:
Сегодня, к счастью, появились программы, которые позволяют не мучить себя и спикеров, бесконечно отсылая друг другу эти таблицы с правками. Например, Conference Harvester. Это приложение может изменить все содержимое таблицы в реальном времени, даже если спикер в последнюю минуту решил поменять слайд в презентации или добавить видео.
17:52
Проблема:
И вот вы уже оказались дома и только приготовились к ужину, как вам звонит звукозаписывающая компания и сообщает, что их студии забиты, и им пришлось вычеркнуть вас из расписания. А вам так нужна была эта запись для мероприятия. Вы проклинаете все на свете, пытаетесь разбить телефон. И вместо того, чтобы поиграть с ребенком, как вы ему и обещали, до ночи сидите в интернете и пытаетесь отыскать звукозаписывающую компанию на замену.
Решение:
Кажется, ваша жизнь превратилась в сплошную работу, где нет места личному. Возможно, вы просто плохо планируете свое время. Есть множество приложений вроде RescueTime, которые отслеживают насколько продуктивно вы используете свое рабочее время ежедневно. В конце дня программа выдаст вам отчет о том, сколько времени вы потратили на электронную почту, соцсети и прочие развлечения. Таким образом, вы сможете увидеть, на что действительно уходит все ваше рабочее время. Приложение может заблокировать сайты или программы, которые мешают вам. И тогда вам не придется больше откладывать игру с ребенком.
22:00
Проблема:
Наконец вы отослали информацию о последних изменениях своему ассистенту, уложили спать детей и сами оказались в кровати. Несмотря на то, что будильник прозвенит в 6 утра, вы не можете сомкнуть глаз и отложить телефон на тумбочку, потому что обдумываете, как вам все успеть сделать завтра.
Решение:
Это трудно, но вам нужно выделить время на сон. Наши глаза очень чувствительны к свету и темноте. Как только они идентифицируют свет, они отсылают сигналы в мозг, который тут же будет готов к работе. Если в комнате погашен свет, но вы включаете телефон, ваше тело просыпается, и его уже будет очень трудно вернуть в расслабленное состояние и уж тем более погрузить в сон. Просто отложите отсылку поздних писем на завтрашнее утро, это поможет вам выспаться и быть более продуктивным через несколько часов нормального сна.
По материалам cadmiumcd.com
Максимальный отжим: 7 фишек диджитал маркетинга от экспертов из разных стран
18 способов по-новому украсить застолье от декораторов выставки Dining by Design фонда Diffa
Поделиться