Организация выставок на конгрессных мероприятиях

На этапе рождения концепции мероприятия всегда встает вопрос – какой выбрать формат?Если тематика события предполагает обсуждение актуальных вопросов, презентацию достижений и дискуссии, то больше подходят конференции и конгрессы с насыщенной деловой программой. Если речь идет о наглядной демонстрации разработок и продуктов, проводятся выставки. Но мы часто наблюдаем, что эти два формата сосуществуют. Чем полезен такой симбиоз?

Для чего конференциям нужны выставки

1. Самый очевидный плюс – это разнообразие деловой программы мероприятия. Формат конференции с выставкой и/или деловой гостиной автоматически выводит событие на более высокий уровень, расширяет возможности для общения и тем самым помогает привлечь большее количество участников.
2. Организация экспо-зоны при конференциях и конгрессах помогает организаторам охватить дополнительные сегменты целевой аудитории. Так, например, в выставке могут принять участие действующие и потенциальные поставщики компаний-спикеров.
3. На любое мероприятие требуется немалый бюджет на покрытие организационных расходов: аренды площадки, кейтеринга, печати материалов…

Компенсировать эти расходы и вывести мероприятие «в плюс» помогут средства от продажи спонсорских пакетов и выставочных стендов.

Таким образом, креативное совмещение форматов поможет одновременно улучшить имиджевую и финансовую составляющие мероприятия.

Конференцию выставкой не испортишь?

Тем не менее, не стоит сразу делать вывод, что каждая конференция должна сопровождаться выставкой. Усложняя формат мероприятия, вы автоматически берете на себя большую ответственность и большее количество задач. Предлагаем вашему вниманию небольшой чек-лист для организаторов мероприятий, который поможет вам решить, делать экспо-зону или нет:

1. Вы прекрасно изучили тематику и проанализировали «спонсорский потенциал» мероприятия, а также аудиторию потенциальных экспонентов и нашли подтверждение тому, что а) мероприятие может быть интересно экспонентам с точки зрения их продвижения на соответствующем рынке и б) отобранный пул экспонентов принимает участие в подобных событиях, т.е. у них есть на это бюджет.
2. Вы объявили продажу выставочных мест заблаговременно – по опыту «МАКО», работу следует начинать не позднее чем за 9 месяцев, а лучше за 1,5-2 года до старта мероприятия, чтобы подогреть интерес потенциальных экспонентов и дать им возможность согласовать бюджет на участие с руководством.
3. В вашей команде есть специалист(-ы), имеющий опыт продажи выставок. Для этого специалиста сформированы прозрачные KPI, в соответствии с которыми он получит процент с каждой продажи, а значит, будет лично заинтересован в успехе выставки.
4. Вы заранее просчитали прибыль, и она положительная: Суммарный доход от продажи стендов – (Зарплата менеджеров по продажам на всё время их работы + Услуги подрядчиков по застройке + Другие возможные сопутствующие расходы, например брендирование).
5. Бывает, что организатор согласен и на нулевую прибыль. В таком случае подумайте, насколько полезен вам будет этот опыт, планируете ли вы его использовать в дальнейшем?

Если «звезды сошлись» и вы приняли твердое решение, что выставочной части быть, подумайте, в каком формате ее лучше организовать.

Пример – Всероссийская акустическая конференция 2014. Сложность мероприятия состояла в том, что оно, с одной стороны, охватывало огромный пласт наук – от музыкальной акустики до геодезической, а с другой – было достаточно камерным. Совместно с оргкомитетом было принято решение застроить выставку. В мероприятии приняли участие 200 человек, выставка включала 4 стенда. Суммарный доход от продажи выставки позволил покрыть более 15% от организационных затрат.

Форматы проведения выставок

Два основных формата, которые чаще всего встречаются на конференциях, – это собственно выставка с застройкой стендов и деловая гостиная.

Выставка больше подходит для промышленных, сельскохозяйственных или технологических отраслевых мероприятий, где экспоненты могут наглядно представить образцы своей продукции. Если же речь идет о сфере услуг, то застройка площадей также возможна, но это целесообразнее в случае проведения крупных мероприятий с большим количеством участников.

Деловая гостиная располагает меньшими возможностями для демонстрации продукции, но при этом она более привлекательна для общения и обстоятельного, персонализированного знакомства с деятельностью компании. При правильной организации – небольшой столик с брошюрами и визитками, уютные кресла или диванчики – она станет эффективным продолжением деловой программы мероприятия.

Пример – Российский Форум Индустрии Встреч, где было опробовано оба экспо-формата. В 2014 году, когда Форум проходил в Экспоцентре в рамках туристической выставки MITT, была застроена отдельная зона для 40 экспонентов, примыкавшая к основной выставке. Таким образом, экспоненты получили доступ к 37 000 посетителей выставки. А в 2015 году, когда РФИВ проходил в Центре Международной Торговли г. Москвы как независимое мероприятие, была организована деловая гостиная, где 14 экспонентов могли назначать встречи, представлять свои услуги, знакомиться с участниками и проводить маркетинговые акции. В результате они на протяжении 2 дней тесно коммуницировали со своей целевой аудиторией и привезли с Форума несколько десятков «теплых» контактов. В обоих случаях экспо-часть стала логическим продолжением формата основного мероприятия, поэтому принесла успех как экспонентам, так и организаторам.

Вы уже решили, каким будет ваше следующее мероприятие? Желаем вам успехов в проведении выставок и конференций, какой бы формат вы ни выбрали!