Наталия ФранкельОгромная головная боль для большого количества организаторов — обеспечение мероприятия достаточным количеством опций и достоинств при, зачастую, ограниченном бюджете. Ни для кого не секрет, что бартер — то есть взаимовыгодное сотрудничество по предоставлению товаров или услуг организатором и подрядчиком в равном денежном эквиваленте без прямых денежных расчетов — является весьма распространенным вариантом работы при проведении event`ов. Как сделать бартерное сотрудничество максимально «экологичным» и выгодным для обеих сторон?
Начнем с того, что по бартеру можно получить практически все, что угодно. Площадку, кейтеринг, сувениры, полиграфию, трансфер и проживание, информационную поддержку — перечислять можно очень долго. И, необходимо заметить, что бартерные партнеры ничем не хуже, не менее значимы, чем коммерческие. Работа с ними ведется совершенно одинаково. И большой вопрос — где найти тех, кто вам, как организатору, готов будет предоставить все, что вам нужно, и что вы можете предложить взамен, чтобы вторая сторона осталась довольна? Алгоритм поиска бартерных партнеров, как правило, следующий:
Список услуг от бартерного партнера
Составление подробного списка того, что вам нужно для проведения мероприятия, и что вы бы в идеале хотели получить по бартеру. Вот прямо садитесь и пишете список с самого начала:
- площадка — и подробно описываете какая, ваши к ней требования, если есть конкретные варианты — перечисляете;
- питьевая вода — кулеры или бутылки, сколько;
- кофе-брейк — из чего он должен состоять, сколько раз в течение дня должен состояться;
- wi-fi — какая скорость, на сколько участников;
- полиграфия — список позиций с подробным описанием, количество по каждой;
- фотосъемка — какие задачи, какой временной интервал, какое количество фотографий и в какой срок вы хотите получить;
- список можно продолжать бесконечно.
Список услуг партнеру
Составление подробного списка того, что вы можете дать партнеру взамен. Важно помнить, что бартер — это взаимовыгодное сотрудничество. Если же взаимности нет — тогда это спонсорство.
Обычно организатор может предложить базовые опции (посты в соцсетях мероприятия, лого на сайте, на полиграфии и пресс-волле, стенд, лого в перерывах на экранах, раздатка в пакет участника, брендирование футболок волонтеров/шнурков для бейджей/зоны нетворкинга, анонсирование модератором со сцены, розыгрыш на мероприятии). Более масштабные пакеты с вашей стороны подразумевают большой объем бартерной поддержки со стороны потенциального партнера.
Важно: будьте готовы не просто рассылать компреды (это ничего вам не даст), но и реально очень много работать с потенциальным партнером и креативить, чтобы придумать интеграцию, которая поможет вашему оппоненту релевантно вписаться в ваше мероприятие и получить максимум отдачи. Это очень важный момент — вам никто ничего не должен, и вы так же заинтересованы в товарах или услугах, которые вы хотите получить бесплатно, как и ваш партнер в том, чтобы вы помогли ему максимально выгодно засветиться перед вашей аудиторией.
У меня есть гугло-документ, в котором я собираю интересные идеи для потенциальных будущих партнерств — потому что просто размещение логотипов и стендов уже практически никому неинтересно, намного более актуальна на сегодняшний день адекватная и качественная интеграция партнера в проект, как коммерческого, так и бартерного.
Уникальное предложение для партнеров
По каждому направлению составление отдельного, уникального предложения для партнеров. Важно понимать, что типографии, службе такси и школе ораторского мастерства интересны на вашем мероприятии разные активности, разные опции из числа тех, что вы можете предложить. Поэтому очень важно скрупулезно подходить к разработке предложения для каждой ниши, для каждой компании. Поверьте, на дистанции это окупается.
Анализ рынка
Анализ рынка и составление списка потенциальных бартерных партнеров вашего мероприятия. Давайте рассмотрим на примере питьевой воды: в поисковой системе вы задаете запрос «Доставка воды» — и изучаете первые 2-3 страницы, выпавшие по вашему запросу. Звоните по указанным телефонам, находите человека, ответственного за маркетинг/продажи/PR — в разных компаниях один и тот же вопрос могут решать представители разных отделов. И дальше уже только от вас зависит, как вы сможете донести ценность вашего предложения, сможете ли вы гарантировать наличие актуальной ЦА на вашем мероприятии. Есть еще вариант — спросить у коллег-организаторов, кто поставляет воду им, и на каких условиях. Третий вариант — можно не спрашивать, а посмотреть фотоотчеты с чужих event`ов и сделать выводы. Правда, в таком случае вы совершенно точно не будете знать, был ли это бартер, включенный в бюджет мероприятия кейтеринг, или просто закупка воды в Ашане.
Переговоры
Поиск контактных лиц, рассылка компреда и телефонный разговор. Самое важное и трудное при работе с партнерами любого уровня — найти ЛПР-а — человека, который компетентен принимать решения по вашему вопросу. Ключевая задача — настойчиво добиваться разговора именно с ним, потому что, по факту, все остальные сотрудники компании все равно не смогут решить ваш вопрос. Еще очень важно понимать, что просто разослать коммерческое предложение, даже красиво и правильно составленное специально для конкретной компании, мало — нужно убедиться, что оно получено, прочитано и рассматривается. Сделать это можно только при телефонном разговоре или личной встрече.
Важно: когда вы начинаете взаимодействовать с контактными лицами в интересующих вас компаниях, вы сталкиваетесь с тем, что это огромный пласт работы, где одним из ключевых элементов является личный контакт. Поэтому смиритесь сразу — если вы хаотик и/или интроверт — то вам будет очень трудно заниматься партнерствами. Потому что, по факту, работа с бартерными партнерами отнимает столько же сил, времени и энергии, сколько и работа с коммерческими партнерами.
Заключение взаимовыгодного договора
Поиск устраивающего обе стороны варианта взаимодействия, заключение договора. Понятно, что если вы хотите получить от партнера услуги кейтеринга на 600 000, а взамен готовы предложить размещение логотипа на сайте — то это может иметь смысл для партнера разве что в ситуации, когда это сайт Олимпиады. А если серьезно — измеряйте деньгами ваши опции и не жадничайте при обсуждении кто, кому и сколько. Адекватная оценка своего предложения и «разумное потребление» того, что может предложить вам партнер — скорее всего, будет залогом подписанного договора.
Согласование и контроль сроков и объемов
Согласование сроков, объемов, процедуры получения сторонами того, что им причитается. Не устану повторять — подписывайте все договоренности. Особенно если вы взаимодействуете с партнером впервые, особенно, если вы неуверенно себя чувствуете в части получения того, что вам обещает вторая сторона. Просчитывайте сроки на производство того, что вам нужно, своевременно запрашивайте все необходимые вам материалы для реализации своей части обязательств. Контролируйте, чтобы все было выполнено в строгом соответствии с подписанным партнерским пакетом.
Благодарности и подведение итогов
После мероприятия обязательно нужно поблагодарить партнера, получить обратную связь, закрыть всю документацию. Бартерные отношения, как вы уже наверняка понимаете, такие же важные и частые, как и коммерческие. А четкое и своевременное выполнение обязательств с обеих сторон крайне желательно для положительных выводов о совместной работе на проектом. Если все прошло хорошо и вы с партнером остались взаимно друг другом довольны — то, вполне вероятно, первый совместный event станет основой для регулярных бартерных отношений. По крайней мере, у меня зачастую происходит именно так.
Иногда складывается ситуация, когда одна из сторон недовольна тем, что в итоге получила. Например, вы пригласили по бартеру кофе-точку, предполагая естественный поток участников на мероприятии 5 000 человек в течение дня. Кофе-точка не платит за участие, но поит кофе безлимитно всю вашу команду из 50 человек, зарабатывая на продажах всем остальным. Но что-то пошло не так, град, буря и +12 вместо ожидаемых вами +25 — и вместо 5 000 человек пришло 700.
Или, например, вы дали информационному партнеру опции в размере большого партнерского пакета (раздатка, полиграфия, стенд, пресс-волл, посты, логотип и так далее) — взамен получили 300 000 показов баннера на главной странице сайта этого партнера, и еще участие в рассылке, и еще посты в соцсетях, где десятки тысяч подписчиков. А переходов от этого информационного партнера по меченым ссылкам было аж 12. Будете вы довольны? Взаимовыгодно ли это? Нет.
Однако, при работе с бартером есть доля партнерств, результат которых без теста невозможно спрогнозировать. Поэтому всегда нужно быть готовым к тому, что негатив со стороны бартерных партнеров придется отрабатывать, а некоторых заносить если не в черный список, то точно в список «не рекомендовано на будущее ни при каких условиях».
Еще важно — есть такая позиция организаторов: «Или по бартеру, или вообще без этой опции обойдемся». Изначально неправильный посыл. Если вы не смогли привлечь никакого партнера по бартеру, но вам, например, все равно нужна питьевая вода — не жадничайте, закажите даже просто кулер в аренду и купите стаканчики. Это недорого, но без этого будет хуже участникам вашего event`а, и, следовательно, вашей организаторской карме.
Также не нужно пытаться привлечь по бартеру заведомо неравнозначного вам партнера. Если вы, например, планируете локальную ярмарку хенд-мейда — вряд ли компании «Мегафон» будет интересно становится вашим интернет-партнером и давать вам wi-fi для участников по бартеру. Соразмеряйте весовые категории при составлении и рассылке предложений.
Никогда не забывайте, что помимо предоставления опций с вашей стороны непосредственно на мероприятии, вы можете предлагать опции поддержки бартерного партнера на других ваших проектах. Например, когда у нас на конференции «Суровый питерский SMM» по бартеру участвовал детский клуб (на конференцию можно было прийти и оставить детей под присмотром воспитателей, чтобы не отвлекаться от докладов), которому, помимо размещений на рекламных носителях, на сайте, на полиграфии и в социальных сетях мы предложили разместить посты в нашей группе «Детский Петербург» — она не имеет никакого отношения непосредственно к конференции, но партнеру это предложение показалось актуальным и интересным — потому, что там больше 60 000 целевой аудитории, питерских мам. Всегда составляйте полный список своих возможностей, и не забывайте, что для отдельных партнеров они могут стать решающим фактором при принятии решения о бартерных отношениях с вашим event`ом.
Праздничный плей-лист — Включить новогоднее настроение!
Елена Гришнева: «Мы утоляем интеллектуальный голод аудитории»
Поделиться