Руководство для event-менеджера: Как модерировать дискуссии

При правильном подходе дискуссионный блок в программе конференции превращается в естественную беседу, в которую с легкостью вовлекаются все участники мероприятия. В противном случае он рискует стать высокопарным монологом ни о чем. Как и многое в нашей жизни, такой блок просто нуждается в хорошей подготовке.

Узнайте, кто есть участники вашей дискуссии

В первую очередь поймите, кто будет участвовать в этом блоке, зачем им это надо и что они хотят получить от участия в нем. Заранее свяжитесь с каждым из них. Удостоверьтесь, что они знают о теме вашего мероприятия, понимают ли, кто ваша аудитория, в курсе ли тем для обсуждения и знают ли, кто будет их оппонентом. Посмотрите их аккаунты в соцсетях. Убедитесь, что вы правильно произносите имена этих людей и названия их компаний, узнайте, как бы им хотелось, чтобы их представили публике. Возможно, существуют вопросы, которые они бы хотели подробнее разобрать. Если вы собираетесь записывать дискуссию на видео или в дальнейшем использовать ее контент, убедитесь, что это приемлемо для участников. Идеально, если они заранее подпишут отказ от авторских прав на эти материалы.

Подготовьте план

Даже у дискуссионного блока должна быть заранее подготовленная структура. И хотя выглядит он спонтанно, хорошие обсуждения — результат планирования. Обычно длятся они около 45 минут, а их план включает в себя следующие пункты:

1. Представьтесь сами.
2. Представьте тему обсуждения и расскажите, почему она важна.
3. Заранее покажите публике, как работает та или иная техника, которая, возможно, им понадобится для каких-то целей в ходе обсуждения.
4. Представьте участников дискуссии. Сделать это лучше самому модератору, так как зачастую люди начинают рассказывать о себе много ненужного и портят дискуссию с самого начала. Не стоит зачитывать все ступени их карьерной лестницы или резюме. Будьте кратки. И убедитесь, что вы на 100% верно произносите имя участника и название его компании.
5. Заготовьте несколько вопросов от себя. Убедитесь, что они затрагивают те темы, которые интересны всем участникам дискуссии. Хорошо, если вопросы будут также иметь определенную структуру и логично вытекать друг из друга. Подготовьте больше вопросов, чем, как вам кажется, достаточно.
6. Попросите участников обсуждения обойтись без ответов вроде «это зависит от многих вещей». Публика пришла на их дискуссию, чтобы услышать конкретные ответы, а не пространные рассуждения. Если избежать этого не удается, попросите человека дать какой-нибудь пример.
7. В эти 45 минут, что длится дискуссия, у вас должно найтись 15 минут на то, чтобы свои вопросы задала аудитория. Если дать больше времени, вопросы могут быстро иссякнуть. Чуть меньше — и вы оставите публику с ощущением, что мероприятие вышло недостаточно интерактивным.

В день, когда должна состояться дискуссия

1. Если это возможно, познакомьте участников обсуждения перед его началом, представьте друг другу и дайте им повод для разговора. Это расположит их друг к другу и позволит разговору идти более естественно. Расскажите им о плане беседы и поощрите, если участники захотят говорить вне очереди, опираясь на ответы других. Это и есть залог интересной дискуссии.
2. Проверьте, все ли готово в самом зале: достаточное количество стульев, микрофонов, как настроен звук, есть ли вода, настроен ли микрофон для аудитории и кто будет его подавать.
3. Никто не должен использовать PowerPoint-презентации в ходе дискуссии. Это всегда занимает очень много времени. Даже короткие самопрезентации в виде слайдов для этого формата не подходят. Вы можете вывести на экран за участниками дискуссии большой логотип и хэштег мероприятия, чтобы публика могла делиться всем, что на нем происходит, в соцсетях. Также туда можно вывести фотографию участника дискуссии с указанием его имени и должности.
4. Модератор должен сидеть с участниками обсуждения на одном уровне, на той же мебели. Лучше, если вы займете место с краю, а не между оппонентами. Так вы не будете им мешать вести диалог друг с другом. Для этих целей идеально подходят диваны. Усадите участников дискуссии в том порядке, в котором они указаны, например, на экране, чтобы не вводить в заблуждение аудиторию.

Во время обсуждения

1. После представления участников публике начните разговор с простого вопроса и проследите, чтобы каждый из них дал свой ответ. В ходе обсуждения обратите внимание на то, кто и сколько говорит вообще, чтобы дать возможность высказаться всем одинаково.
2. Однако не на все ваши вопросы должен отвечать каждый участник. В таком случае это займет слишком много времени. Если на вопрос отвечает 1-2 человека — этого достаточно. Если никто особенно не рвется отвечать, переходите к следующему. Заставляйте участников как-то реагировать на ответы друг друга.
3. Хорошо, если вы начнете приобщать публику к дискуссии. Например, после представления участников обсуждения задайте вопрос в зал: «Кто сегодня пришел на наше мероприятие? Представьтесь, пожалуйста». Выслушайте 3-4 ответа, чтобы все понимали, какая публика собралась. В качестве альтернативы можете попросить поднять руки, например, тех, кто работает к какой-то определенной сфере и тому подобное.
4. Используйте новые технологии для блока вопросов-ответов среди зрителей. Некоторые сервисы позволяют увидеть, кто и какой вопрос задает, не прерывая ход беседы. Если время подходит к концу, не обрывайте людей грубо. Заранее предупредите, что время заканчивается, и его остается, например, ровно на один вопрос.
5. Если это предусмотрено, расскажите публике, что, например, один из оппонентов будет готов ответить на вопросы уже после дискуссии в каком-то другом месте.
6. Чтобы следить за временем, можно поставить где-то человека, который будет незаметно показывать вам таблички «осталось 5 минут» или «осталась 1 минута». Или положите куда-то часы или телефон, чтобы самим легко отслеживать время, не привлекая к этому внимание.
7. В конце мероприятия не забудьте поблагодарить участников разговора, аудиторию и организаторов event’а.

По материалам eventbrite.co.uk