Ирина ДойчендорфОрганизация премиальных событий — это экспертная управленческая практика создания эксклюзивных клиентских впечатлений, где важны не только эффект и форма, но и полная управляемость каждого этапа, безупречная точность процессов и умение предвосхищать ожидания аудитории.
Ирина Дойчендорф, основатель и event-директор DOICHENDORF.AGENCY, поделилась ключевыми принципами, на которых строится работа с клиентами, партнёрами и командой в проектах премиального сегмента.
У нас большой опыт работы в организации премиальных событий для крупных корпораций, девелоперов и IT-компаний. Все мероприятия в этом сегменте сопряжены с высокими ожиданиями и отсутствием права на ошибку. За годы практики мы выработали эффективные алгоритмы, по которым работает вся цепочка коммуникаций.
В этой статье я расскажу как выстраивается система, которая обеспечивает высокий уровень доверия, устойчивость решений, и создаётся та самая видимая лёгкость, за которой — точная координация, внимание к деталям и управляемые процессы.
Клиентоцентричность как система: как строится премиум-опыт
Концепция как стратегия, а не просто креатив
Создание концепции начинается с анализа: позиционирование бренда, цели мероприятия, аудитория, каналы посткоммуникации. Идея рождается как инструмент бизнес-задач, а не ради оригинальности.
Концепция должна быть логически встроена в стратегию компании. Например, если бренд про технологичность, а мероприятие состоит из шаблонных решений — возникает противоречие. Каждый элемент (сценарий, формат, рассадка) должен быть функционален: зачем он, как влияет на восприятие, какую реакцию вызывает.
Прозрачная и управляемая коммуникация
Даже сильная идея теряет ценность без выстроенной коммуникации. Мы создаём понятную и стабильную модель взаимодействия, используя следующие инструменты: четкие брифы и структуру согласований, регулярные статус-встречи и прозрачную отчетность, Telegram-чаты, Google-документы и таблицы с доступом 24/7, а также обязательную фиксацию договорённостей и follow-up после встреч.
Коммуникация не зависит от одного менеджера — все участники имеют равный доступ к информации. Это позволяет быстро подключать нужных специалистов и избегать сбоев.
Мы уделяем внимание неформальным деталям: кофе, трансфер, ужин после встречи, цветы — это не формальная опция, а часть культуры уважительного отношения к клиенту. Такое внимание возвращается и создаёт атмосферу партнёрства.
Событие как инструмент влияния
Цель события — не просто «вау-эффект», а достижение конкретных бизнес-метрик: посещаемость, NPS, деловая активность, вовлечённость, цифровая активность, PR и маркетинговое покрытие, финансы.
Эмоция — форма доставки смысла, но не самоцель. Если после мероприятия участник не может воспроизвести ключевую идею, сценарий не сработал. Сильный проект формирует не только впечатление, но и последующие действия: покупку, обсуждение, инвестиции. Это измеримо — по обратной связи, конверсии, повторным контактам.
Партнёрская система: как выстраивается команда премиального проекта
В премиальных проектах не работают форматы «заказчик — исполнитель», каждый подрядчик — это полноценный партнёр, который отвечает за свою зону, как за всю систему. Мы убеждены, что для того, чтобы партнёр мог раскрыть свой потенциал ему нужна свобода в принятии решений, доверие и ясные стандарты при условии соблюдения чётких сроков и качества.
Подрядчик — это не безликий исполнитель, это профессионал, который может своим опытом и видением кратно усилить проект, и в работе с ними есть три ключевые опоры: качество, уникальность, управляемость.
Качество как фильтр и защита репутации
В премиальном сегменте качество — не просто требование, а механизм защиты. Мы проверяем каждый элемент: кейсы, процессы, дисциплину команды, устойчивость к внештатным ситуациям.
Компромиссы исключены — даже одно слабое звено может разрушить весь проект. Поэтому мы берём на себя полную ответственность за результат и выстраиваем систему, где высокий уровень — не опция, а основа. Это позволяет сохранять репутацию и строить доверие в проектах с самыми высокими ставками.
Пример. Во время подготовки корпоративного события одна команда декораторов не прошла внутреннюю проверку: её тайминг и подход к логистике не соответствовали стандартам агентства. Несмотря на авторитет подрядчика, мы экстренно заменили команду за 5 дней до монтажа.
В результате площадка была сдана в срок, без сбоев и, главное, без «нервов» клиента. За кулисами это выглядело как кризис, но снаружи всё шло по сценарию. Именно так работает репутационный фильтр качества.
Уникальность через долгосрочные связи
Эксклюзивность рождается не из редких решений, а из прочных партнёрств. За годы мы выстроили сеть надёжных подрядчиков, которые понимают наш подход без лишних слов. Они чувствуют бренд, предугадывают потребности и предлагают решения до того, как возникнет проблема.
Это не просто удобство — это стратегический актив. Такие отношения позволяют нам реализовывать нестандартные задачи точно, спокойно и без сбоев. Именно глубина и прочность связей создают уникальность и помогают стабильно улучшать качество проектов.
Управляемость через интеграцию
Высокий уровень требует не просто контроля, а полного сопряжения всех элементов — от креатива и дизайна до кейтеринга и техники.
Подрядчик вне общей системы — это риск. Поэтому все партнёры проходят брифинг, участвуют в планировании, получают вводные и отчитываются на каждом этапе. Только так можно обеспечить синхронность, избежать конфликтов и сохранить чистоту реализации.
Партнёры в такой системе — не внешние ресурсы, а часть команды. Чтобы они приносили не только результат, но и ценность, их нужно не просто выбирать, а системно встраивать в управленческую модель агентства.
Пример. В рамках крупного проекта мы сначала проводим индивидуальные онлайн-брифинги с каждым партнёром, чтобы детально обсудить их задачи и ожидания. Затем устраиваем офлайн-встречи непосредственно на площадке, чтобы погрузиться в технические и организационные детали. Завершающим этапом становится общий брифинг для всех команд, где синхронизируются действия и выстраивается единая цепочка взаимодействия. Такой комплексный подход обеспечивает максимальную интеграцию и безупречную координацию на всех этапах реализации.
Команда: архитектура управляемого успеха
В премиальном сегменте нет права на импровизацию. Здесь ценится не только безупречность результата, но и полная управляемость каждого действия. Набор сильных специалистов — это еще не команда. Наш опыт показывает, что проекты этого уровня требуют командных игроков, полностью синхронизированных и собранных как единый механизм.
Подбор и уровень команды
В премиум-проектах команда — это лицо бренда. Мы формируем её так, чтобы уровень мышления, культура общения, норма сервиса и образование участников соответствовали стандартам, при которых общение с гостями становится партнёрским диалогом, а не формальным обслуживанием.
Пример. При организации закрытого мастермайнда для предпринимателей в Дубае мы отбирали команду с опытом сопровождения международных бизнес-ивентов, знанием делового этикета Ближнего Востока и свободным владением английским языком. Это позволило не только без барьеров вести коммуникацию с участниками из разных стран, но и поддерживать тон общения на уровне партнёрства — от первых приветствий в аэропорту до неформальных бесед в кулуарах.
Такой подход создаёт атмосферу доверия и уважения, где каждый член команды органично поддерживает статус события и способен быть носителем ценностей бренда. Именно это превращает сервис в часть впечатления, а результат — в знак исключительного класса.
Команда как система
Каждый проект — это сложная конструкция, где сочетаются креатив, логистика, техника и сценарное продюсирование. В ситуации высокой ставки любое «примерно» — это риск. Мы исключаем двусмысленность: каждый знает свою роль, понимает, как его зона интегрируется в общую структуру, и работает в единой логике процесса. При этом каждый член команды может принять участие в мозговых штурмах и высказать свои идеи, но важно помнить, что это рабочая среда, где каждая инициатива проходит через фильтр аргументов, цели и применимости.
Мне важно, чтобы никто в команде не боялся предлагать идеи — но и не забывал: мы не про творческое эго. Мы про результат. А результат требует дисциплины, контекста и уважения к общей архитектуре проекта. В этом и есть настоящая профессиональная креативность — не хаос, а точка усиления.
Пример. При организации корпоративного события для международной IT‑компании в уникальном зале‑трансформере в Сколково мы провели полный пересетап пространства из театральной рассадки в банкетный формат за 25 минут. Это стало возможным благодаря заранее отработанным сценариям и четкой синхронизации действий между декораторами, технической службой и кейтерингом, где каждая минута была рассчитана.
В нашей системе нет случайных ролей: все действуют по четким брифам и с актуальной информацией. Такой подход гарантирует устойчивость даже в условиях быстрых изменений и жёстких сроков.
Стратегия непрерывного совершенствования клиентского опыта
В сегменте элитных событий ключевой фактор успеха — способность постоянно развивать и улучшать качество взаимодействия с клиентами. Мы выстраиваем системный процесс сбора и анализа обратной связи, который позволяет не только выявлять сильные стороны, но и оперативно устранять любые недостатки.
Особую роль в этом играет команда, которая собрана из профессионалов, настроенных на постоянное развитие и готовых принимать изменения как часть рабочей культуры. Мы всегда настаиваем на получении обратной связи от клиентов и участников мероприятий, считая это ключевым элементом совершенствования. Для этого предлагаем удобные и эффективные инструменты — от цифровых опросов и интервью до аналитических сессий с командой и партнёрами. Активно внедряя эти методы в работу, мы не просто фиксируем отзывы, а превращаем их в конкретные улучшения, что позволяет создавать действительно уникальный опыт для наших клиентов.
Пример. После масштабного форума для брокеров и экспертов элитной недвижимости Москвы наша команда организовала серию встреч и опросов, что позволило оперативно внести изменения в коммуникацию и техническую поддержку. Благодаря такому подходу клиенты выразили высокое доверие к нашей работе и продолжили сотрудничество на долгосрочной основе.
Таким образом, наша стратегия непрерывного совершенствования обеспечивает нам не просто выполнение стандартов, а их постоянный рост, превращая каждый проект в уникальный опыт.
В заключение
Рынок премиальных событий — это всегда про глубокое понимание потребностей клиентов и максимально тщательный подход ко всем, даже кажущимся незначительными, мелочам. Настоящий премиум — это не громкие решения, а безупречная режиссура: когда всё — от идеи до последней детали, работает как единое целое на решение бизнес-задач.
Открыт прием заявок для event-агентств на участие в National Event Services Rating 2025
Евгения Суфиянова и Юрий Субботин: «Фестивали могут заменить брендам ушедший таргетинг»
Поделиться