Евгения ДемидоваВыбор подрядчика по аренде оборудования может стать сложной задачей, особенно, для тех, кто не подкован в технических вопросах. Вместе с тем существуют правила, помогающие детально проанализировать все предложения и выбрать подходящую компанию. Достаточно задать потенциальному подрядчику несколько важных вопросов, о которых пойдет речь в нашей статье.
Этап коммерческого предложения
Вы можете расшифровать некоторые позиции в смете?
Давайте посмотрим правде в глаза: любая уважающая себя компания имеет четкое и ясное коммерческое предложение. Если расчет стоимости вызывает кучу вопросов, это повод задуматься, реально ли перед вами профессионалы. Не бойтесь быть дотошными и попросите менеджера расшифровать каждую строчку. Если некоторые технические термины кажутся слишком сложными, и вы не понимаете, о чем речь, продолжайте задавать вопросы. В конечном счете, полученная консультация даст понять, будете ли вы сотрудничать с данной компанией. Если расчет стоимости прозрачен, а менеджер объясняется дружелюбно и доступным языком, это хороший знак.
Есть ли возможность оптимизировать смету?
Если стоимость какой-то позиции показалась вам неоправданно высокой, задайте вопрос, почему у нее такая цена, и есть ли возможность оптимизировать смету, взяв в аренду недорогой аналог.
Например, подрядчик может предлагать вам наиболее ходовую мощную модель проектора в то время, как вы планируете камерное мероприятие в небольшом помещении, где вполне подойдет проектор с меньшим количеством люменов. Точно также со звуком. Бывает, что без мощной акустики не обойтись и цена на ее аренду вполне оправдана, но, если помещение небольшое, можно обойтись минимальным набором колонок и микрофонов.
Профессионалы в области технического обеспечения мероприятий помогут подобрать вам наиболее оптимальный вариант, соответствующий параметрам помещения, задачам мероприятия, а также запланированному бюджету. Если на начальном этапе компания интересуется подробностями и советует наилучшее решение, выбор пал на верного подрядчика.
Оборудование
Насколько технология, которую вы предлагаете, обкатана?
Использование технических новинок — один из лучших способов привлечь внимание к вашему мероприятию. Тем не менее, в этом вопросе нужно быть крайне осторожными, потому что внезапно возникшие технические неполадки смажут впечатление о любом событии. Обязательно спросите у подрядчика, насколько новые технологии они применяют, обкатана ли техника, не возникало ли с ней проблем на других мероприятиях. Если возникают какие-либо сомнения, лучше отдать предпочтению проверенным способам аудиовизуальной передачи, пусть даже в ущерб новизне.
У вас есть более современные модели оборудования?
Аудиовизуальное оборудование достаточно дорогостоящая вещь, поэтому не все прокатные компании готовы своевременно обновлять его парк. Тем не менее, новые модели техники, безусловно, работают в разы лучше своих предшественников, выпущенных на пять лет раньше них. При обсуждении заказа обратите на это внимание и поинтересуйтесь, какого года выпуска оборудование и есть ли у компании возможность использовать в работе более новые модели.
При этом не бойтесь задать вопрос, почему подрядчик предлагает именно эту модель проектора или камеры. Потому что эти модели наиболее всего подходят под формат вашего мероприятия или их выгоднее всего отдавать в аренду? Если доводы технических специалистов звучат убедительно, это хороший знак.
Общие вопросы
Сколько лет вы существуете на рынке?
Вы должны быть уверены, что перед вами профессионалы, ведь от их работы зависит успех вашего собственного мероприятия. Если компания молодая, то ваш заказ станет для них экспериментальной площадкой: в нужный момент может погаснуть свет или начнутся проблемы с микрофоном. Конечно, и у опытных компаний случаются заминки, но такой шанс гораздо ниже, к тому же, более опытные техники решат проблему в считанные минуты в то время, как начинающие потратят на это уйму времени или вовсе не справятся с задачей. Внимательно изучите сайт компании, обратите внимание на каких мероприятиях они уже работали и сколько лет существуют на рынке.
Что отличает вас от конкурентов?
Если подобный вопрос вводит потенциального подрядчика в ступор, задумайтесь, готовы ли вы продолжать диалог дальше. Скорее всего, если ответы на предыдущие вопросы были удовлетворительны, кандидат с уверенностью ответит, что отличает их компанию от множества других. К примеру, хороший ответ может звучать следующий образом:
Мы опытная команда техников, сфокусированная на том, чтобы помочь вам организовать мероприятие на самом высшем уровне. Наша главная цель — оказание качественных услуг. Мы любим свою работу, следим за последними тенденциями event-индустрии и постоянно обновляем парк оборудования.
Возможно, подобный ответ звучит слишком идеально, но ключевым моментом здесь является увлеченность делом и желание быть полезным заказчику.
Что вы можете посоветовать, исходя из вашего опыта?
Даже если вы уверены в списке необходимого оборудования, обратитесь к подрядчику за советом, нужно ли что-то улучшить. В любом случае, опыт технических специалистов окажется весьма полезным. Они расскажут, где ни в коем случае нельзя экономить, а где есть возможность сократить бюджет, какого размера лучше использовать экран, где расположить дублирующие плазменные панели, какую акустическую систему использовать. Хорошая компания с радостью поможет вам распланировать все лучшим образом, опираясь на собственный опыт работы и на ограничения вашего бюджета.
За несколько дней до мероприятия
Презентации
Вопросы, касающиеся презентаций желательно обсуждать, как минимум, за несколько дней до мероприятия, чтобы принять необходимые меры.
Первое, что важно, это поставить прокатную компанию в известность, с помощью какого кабеля выводить картинку с ноутбука спикера. Опытные компании обычно сами задают такой вопрос, когда клиент обращается к ним с заявкой. Чрезвычайно важно, чтобы спикеры знали заранее, в каком разрешении будет их презентация или видеоролик, чтобы выбрать экран с правильным разрешением. Современные экраны имеют разрешение 16х9 (широкоэкранные формат) и картинка формата 4х3 смотрится на них весьма невыгодно. Все эти вопросы можно обсудить и уладить с прокатной компанией.
Контактное лицо
У команды техников обязательно должно быть главное ответственное лицо, с кем вы могли бы контактировать в течение всего мероприятия. Вы поддерживаете контакт только с этим человеком, в том время как он курирует работу целой группы техников, ответственной за свет, звук, видео и так далее.
Заключение
Перечисленные вопросы помогут вам в выборе надежного подрядчика, а значит, гарантируют, что ваше мероприятие пройдет на высшем уровне. Помните, что компания по аренде оборудования с самого начала должна стать вашим союзником, желающим помочь в осуществлении задуманных планов. Если команда опытная, открыта в общении и дает дельные советы в вопросах технической части, можете вздохнуть с облегчением — скорее всего, вы сделали правильный выбор.
По материалам helloendless.com
Интервью с основателем Zynger Events: «Приятно осознавать свою причастность к чему-то большему»
Стильный Pop-up от American Express в рамках лондонской Недели моды
Поделиться