Евгения ДемидоваНам нравится event-индустрия, потому что в ней не бывает двух одинаковых мероприятий. Каждый раз что-то новенькое. Но иногда это «новенькое» становится настоящим испытанием. И никто, даже самый опытный организатор, от него не застрахован. Мы попросили 8 зарубежных event-менеджеров со стажем рассказать о самых конфузных ситуациях на их мероприятиях и о том, какие уроки они из них вынесли.
Когда в последнюю минуту отменилось место проведения
Джордж Тейлор, директор Creative Industry Hub
Однажды я устраивал 2-дневный модный показ в Лондоне. Я должен был продать 400 билетов. У меня была договоренность с 5 модельерами, 10 моделями и еще многими другими людьми. Я потратил на это несколько месяцев. За день до начала продаж у меня отменяется место, где должно было проходить шоу. Мне пришлось свернуть абсолютно все, потому что я бы не успел вовремя найти замену и пропустил бы все дедлайны.
Два месяца спустя я случайно нашел новое место и решил организовать в нем другое шоу. К счастью, мне заранее удалось наладить все контакты. Я организовал все даже лучше, чем в предыдущий раз, потому что связался еще и с международной компанией профессионалов. Та катастрофа, которую я пережил, в итоге оказалась одним из моих главных достижений.
Когда никто не пришел
Лиз Элфман, менеджер по маркетингу Campus London в Google for Entrepreneurs
У меня была куча дел, но я вязалась за организацию мероприятия для двух корпораций. Тема event’а была действительно интересной — кибербезопасность и хакерство. Но название мероприятия было таким многословным и непонятным, что это могло вогнать в тоску кого угодно. Мне нужно было заниматься маркетингом события, а все остальное должны были сделать сами компании. Они предоставили зал на 200 человек, напитки, закуску, создали потрясающие презентации. В итоге на мероприятие пришло только 18 человек. Это был настоящий кошмар, когда я сидела в море этих пустых кресел и смотрела презентации.
Тогда я поняла, что качественный контент и прекрасная организация — не все, что нужно, чтобы заставить людей прийти на ваше мероприятие. Как они поймут, что оно замечательное? Теперь я стараюсь вкладывать как можно больше сил в маркетинг, чтобы компания получила ту аудиторию, которую заслуживает. Мой урок: если у вас недостаточно времени на продвижение event’а, задумайтесь о том, чтобы за него не браться вовсе.
Британская погода, которая все испортила
Кили Харрис, event-директор Festival of Vintage
Плохая погода может испортить ваше мероприятие, даже если оно проводится в помещении. Я устраиваю крупнейший в Британии Vintage Festival, который проходит на крытом ипподроме. У него скромный бюджет, но он все равно нуждается в хорошей посещаемости, чтобы покрыть затраты. В первый год все прошло как по маслу. Но в следующий раз меня ожидала совсем другая история. Я решила потратить больше денег на привлечение, маркетинг и продвижение, чтобы увеличить посещаемость, которая и так была в порядке. Но из-за постоянного дождя в Йоркшире и благодаря новостям о том, что весь Йорк буквально плавает, число посетителей снизилось вдвое. Несмотря на то, что фестиваль проводился в закрытом помещении, люди просто решили не выходить из дома в такую погоду. Тогда я поняла, что только строгий контроль бюджета помогает покрыть неустойки, если гостей придет меньше, чем ожидалось. Кроме того, твиттер оказался прекрасным помощником в деле привлечения новых посетителей в течение всего года. Он способствовал тому, что на фестиваль все-таки пришли люди, невзирая на погоду.
Неперевозимый стенд
Кристи Фидура, Shoreditch Works
Когда я была менеджером по маркетингу в Adobe Technical Communication Suite, мне приходилось организовывать по 10 выставок в год по всей Европе. Поэтому одним из способов экономии бюджета было создать стенд, который можно было бы использовать на каждом из таких мероприятий. Мы построили его в Британии, а затем думали просто доставлять его в нужное место. Стенд получился очень красивым, но таким тяжелым, что его невозможно было переправить. Мы наняли человека. Этому бедняге приходилось везти его то в Копенгаген, то в Монако.
Ошибка с бронированием
Скарлетт Диксон, основатель scarlettlondon.com
Моя самая большая ошибка обернулась для меня большим уроком. Впервые я устраивала масштабное событие в одном из сетевых баров в центре Лондона. Я прибыла на место на машине, забитой подарками для гостей, но обнаружила, что бар просто закрыт. Я позвонила управляющему, а тот сообщил, что на самом деле за мной забронирован бар в совершенно другом месте Лондона. Я ринулась туда, попутно строча сообщения в почту и соцсети о том, что место сменилось.
Позже я проверила переписку и выяснила, что действительно другой адрес упоминается только в одном письме (он был забронирован по ошибке), но я почему-то не обратила на него внимания. С тех пор я трижды перепроверяю все письма. От лишней проверки хуже не будет.
Утреннее мероприятие без кофе
Лиз Хардуик, сооснователь DigiEnable
Представьте себе комнату, забитую угрюмыми гостями, которым пришлось встать очень рано, а на мероприятии оказался плохой кофе или его не оказалось совсем. Если event организован практически идеально, его посетители найдут к чему придраться. И в первую очередь это коснется еды и напитков. Всегда тщательно подбирайте поставщика кофе, а иногда есть смысл прихватить с собой пачку-другую на всякий случай. Чтобы получить хорошие отзывы, убедитесь также, что гостей, которым необходим кофеин, хорошо обслужили.
Самая длинная очередь
Лорна Бладен, руководитель маркетинга Enterprise Nation
Моя самая ужасная история — про то, как на мероприятие пришло слишком много людей. Кажется, что это вообще меньшее из зол, что может случиться с event-менеджером, но это не так. Лучше ввести минимальную цену на билеты, чем пускать всех бесплатно. Так, по крайне мере, вы сможете сосчитать, сколько всего людей посетило ваше мероприятие. Одно дело — количество гостей, но совсем другое — качество, которое вы можете этому количеству гарантировать.
Продавцы-капризули
Рахи Синха, менеджер по маркетингу Eventbrite
Самое сложное мероприятие, которое я когда-либо устраивал была pop-up ярмарка Chorlton Bazaar в Манчестере. Всего около 40 точек, среди которых были и продавцы винтажной одежды, и стрит-фуд, и диджеи. В большинстве случаев они были самодостаточны. Но встречались и продавцы-фифы. Они то и дело капризничали: «Здесь слишком холодно, а теперь слишком жарко. Слишком мало света или меня тут слепит!..» И почти все они заявились с большим количеством людей, обслуживающим их точку, чем это было заранее обговорено в заявке. Впрочем, все прошло хорошо. Да, люди все довольно разные, но я бы ничего менять не стал.
По материалам eventbrite.co.uk
12 способов персонализировать свадебную церемонию
10 советов: как подобрать правильный персонал на мероприятие
Поделиться