-0-
Поделитесь первыми!
поделились

Поделиться

Твитнуть

Поделиться

Что это?

Работа над любым проектом начинается с двух вопросов: для чего и для кого? Цель и аудитория мероприятия — это тот фундамент, без которого не выстроить «дворец мечты», сколько бы горного хрусталя для стен тебе ни завезли. Следовательно, получив ответ на вопрос, «для кого» проводится мероприятие, организаторы начинают работу по изучению предпочтений аудитории и особенностей работы с ней. И если целевая группа оказывается нетривиальной, это напрямую сказывается на организационной специфике.

ЦА: хакеры и специалисты по информационной безопасности

О мероприятии:

В 2015 году международная научно-техническая конференция, посвященная практическим аспектам информационной безопасности, Zero Nights прошла в пятый раз. На конференции для специалистов по информационной безопасности, пентестеров, программистов, реверс-инженеров и профессиональных хакеров выступили 62 спикера из 11 стран мира (Россия, Бразилия, США, Германия, Великобритания, Польша, Китай, Греция, Италия, Мексика, Норвегия). Проект, который активно поддержали Яндекс, Kaspersky, Mail.ru, QIWI, Qualys, Infotecs и другие, посетило более 1300 человек. И вердикт участников был един: наконец-то в России появился «собственный BlackHat» (BlackHat — это лучшая мировая конференция хакеров, которая ежегодно проходит в США, а с недавнего времени дополнительно в Европе и Азии). Что помогло добиться столь высокой оценки специфической аудитории и каковы особенности работы с хакерами, рассказывает владелец агентства Event Solution Елена Гращенкова.

Организационные особенности:

Елена Гращенкова, Генеральный директор агентства Event Solution

К сожалению, широкая аудитория привыкла употреблять слово «хакер» в негативном контексте. Это ошибка. Хакер — это, прежде всего, исследователь. Соответственно, и работа с аудиторией «исследователей» строится исходя из их психологических и профессиональных особенностей. Это касается как привлечения аудитории, так и обхождения с нею на проекте. Например, что может мотивировать исследователя купить билет и приехать на конференцию? Прежде всего — жажда исследований, научный интерес. И задача конференции Zero Nights — этот интерес в нем поддерживать, всегда быть для него актуальной.

Особенности имеются и на этапе регистрации. Хакер регистрируется на конференции в последние 5 дней, не раньше, поэтому не стоит переживать, если на первых порах не все билеты распроданы. Хакер не всегда хочет быть видимым. Хакер часто не имеет имени, а известен только под ником. Поэтому настройки в регистрации должны позволять ему указывать имя по желанию, и под никами мы тоже регистрируем. Бейдж хакера всегда односторонний. Он поворачивает его, если пожелает.

Кроме того, исследователи — очень самодостаточная аудитория. Она не нуждается ни в каком особом управлении, тем более агрессивном (звуковая навигация, чрезмерная активность промо-персонала и волонтеров). Следовательно, для этой ЦА нужно создать комфортный психологический климат, некое пространство, где все работает само и не вызывает вопросов. Вся навигация должна быть очевидной и бесшумной. Навигация голосом у нас появляется только в случае замены какого-либо доклада. Для удобства мы всех волонтеров одеваем в яркие майки для большей видимости. И, если у делегата возникает вопрос, он задаст его волонтеру сам.

И последнее: в качестве спикеров на мероприятии для хакеров тоже выступают хакеры. Необходимо всегда быть готовыми к тому, что хакер-спикер вряд ли вышлет презентацию заранее и вряд ли заполнит анкету с райдером. Он придет за 10 минут до выступления со своим ноутбуком, на своей операционной системе, возможно, даже с какими-либо дополнительными гаджетами, и вы должны будете это все быстро включить и настроить. По этой причине на проект в качестве подрядчиков должны быть приглашены специалисты, которые в состоянии справляться с непростыми спонтанными техническими задачами.


ЦА: люди с ограниченными возможностями и VIP гости

О мероприятии:

10 декабря 2015 года на торжественной церемонии в Доме Пашкова были объявлены лауреаты Национальной литературной премии «Большая книга» юбилейного десятого сезона. Вот уже многие годы проводимый Группой Культурных Проектов проект считается самой крупной и самой важной литературной премией России. Но среди ее особенностей — не только масштаб и размах, не только высочайший уровень авторов и экспертного совета, но и работа с разнообразной аудиторией, в которой встречаются как бизнесмены и политики высшего эшелона, так и писатели-колясочники, например. Следовательно, при организации данного события агентство должно учитывать интересы всех групп участников.

Как это происходит на деле, на что необходимо обратить особое внимание, когда на одной площадке оказываются и VIP-гости, и люди с ограниченными возможностями, рассказывает event-продюсер Юлия Гурина-Урушадзе.

Организационные особенности:

Юлия Гурина-Урушадзе, Event-продюсер

Работая над проектом, мы поняли главное. В нашем случае эти вроде бы очень далекие друг от друга категории гостей имеют много общего. Для организаторов обе эти группы оказываются и очень важными персонами, и персонами с ограниченными возможностями одновременно.

У колясочников, к сожалению, в нашей стране до сих пор остается множество ограничений связанных с неразвитой инфраструктурой передвижения. Далеко не все объекты оборудованы соответственно. Поэтому приходится заказывать пандусы и продумывать передвижение людей с ограниченными возможностями внутри здания: использовать служебные лифты, мастерить дополнительные подъемники, предусматривать удобный подъезд к сцене и к фуршетной линии, нанимать дополнительных сопровождающих и помощников, которые могут перенести кресло на руках там, где невозможно установить пандусы, важно позаботиться о специальном оборудовании туалета. Мы с трепетом относимся к таким гостям и стараемся предусмотреть все, чтобы человек чувствовал себя уютно.

Если же говорить о VIP представителях (в нашем случае, это человек под охраной ФСО), то он ведь тоже в каком-то смысле с ограниченными возможностями! Такой персоне можно далеко не все. Каждый его шаг в буквальном смысле согласовывается с начальником его охраны. За несколько дней обязателен совместный рейд, где обсуждается, как заходит этот человек в здание, кто на каких позициях в это время находится, что находится в комнатах рядом с дислокацией этого человека. Что он будет вручать, если будет. Будут ли что-нибудь дарить ему — это все надо заранее предоставить на проверку. Как долго будет находиться VIP в здании, предусмотрено ли наличие индивидуальной комнаты для него, как человек покинет здание, есть ли дополнительные выходы и так далее.

Начальник охраны может даже запретить такому гостю брать в руки предметы, которые покажутся опасными. В нашем случае, например, опасения вызвала закрытая коробка. Там, впрочем, оказалась книга, ее разрешили. А вот сценический элемент по извлечению этой коробки с книгой (по замыслу вручающий приз VIP-гость подходил к заднику сцены и разрезал декорацию, чтобы извлечь из тайника книгу) был запрещен — никаких ножей, разрезаний и тайников! Подробный сценарий, списки гостей и ввозимого оборудования, списки всех работающих на площадке людей, планы здания и рассадки и прочее необходимо предоставить заранее.

Как исполнители мы стремились учесть все эти нюансы, чтобы все оставались спокойны и довольны: и сам наш VIP Председатель Государственной Думы Сергей Владимирович Нарышкин, и его охрана, и другие гости, и заказчик. Поскольку мы работали в так называемом режимном объекте (Дом Пашкова находится под охраной ФСО), многие задачи решались легко. Если бы это был обычный объект, то добавились бы дополнительные проверочные действия.

Но если отвлечься от протокола, речь, прежде всего, идет о людях с такими же настроениями и эмоциями, интересами и стремлением общаться, как и у остальных. Именно поэтому проект церемонии награждения литературной премии «Большая книга» стал тем событием, той уникальной площадкой, на которой представители разных классов сидят бок о бок на одном ряду и непринужденно общаются. Именно у нас дружелюбно беседуют друг с другом в кулуарах писатели-колясочники, представители прессы, культурные деятели, политики и бизнесмены, банкиры (среди которых Михаил Фридман, Александр Маммут, Петр Авен, Александр Гафин и другие), поскольку всех их объединяет живой интерес к современной русской литературе.


ЦА: бизнес-элита мирового уровня

О мероприятии:

В швейцарском Давосе 20-23 января 2016 года прошел традиционный Всемирный экономический форум. Помимо основной программы в главном конгресс-центре именитого горнолыжного курорта в рамках форума проводится около 300 пленарных заседаний, семинаров и «круглых столов», а также закрытых встреч «без галстуков» с участием государственных деятелей и ведущих бизнесменов разных стран. Именно эти встречи негласно считаются основным двигателем мировой экономики и ключевыми площадками для установления долгосрочных деловых контактов на международной арене. Об особенностях проведения таких встреч рассказывает основатель EventUniversity Андрей Шешенин.

Организационные особенности:

Андрей Шешенин, основатель EventUniversity, генеральный директор HD Event Management

Проведение мероприятий для богатых и влиятельных людей в теории не особенно отличается от проведения любого другого мероприятия. И все же следует понимать, что эти гости действительно богаты. И действительно влиятельны. А потому им не нужно специально акцентировать внимание на своей значимости. Подчеркнутая роскошь и дороговизна компонентов проекта им не так важна, как реальный комфорт, уровень, качество в любой детали. Никому не нужно объяснять, какого достоинства должна быть еда, сервировка, напитки, обслуживающий персонал, сама площадка и так далее. Здесь речь идет уже о микроскопических нюансах вплоть до того, какой будет на ощупь номерок из гардероба.

Очень важно продумать каждый шаг гостя в буквальном смысле слова. Например, его выход из машины. Это стоит внимания, поскольку путешествующий на автомобиле человек привык к тому, что может себе позволить легкий костюм и легкие туфли, следовательно, его путь от двери до двери должен занимать минимальное время, чтобы он банально не продрог. Кстати, побывав на нескольких закрытых мероприятиях для высших чинов и выдающихся бизнесменов, могу сказать, что наши американские коллеги по организации мероприятий на высоком уровне не так щепетильны в деталях, как представители отечественной индустрии. Что не может не радовать.


ЦА: профессиональные спортсмены

О мероприятии:

21 февраля на Дальнем Востоке впервые прошел ледовый полумарафон «Vladivostok Ice Run», в котором приняли участие профессиональные бегуны и любители из 15 регионов России, Франции, Нидерландов, Японии, Китая и Кореи. Грандиозное спортивное мероприятии собрало более сотни участников. Организаторы полумарафона постарались сделать запоминающийся проект и для зрителей, и для самих бегунов (как любителей, так и профессионалов). Для спортсменов выстроили необычную трассу, обеспечили участников уникальной системой учета хронометража MYLAPS, соорудили уютные пункты обогрева со своими приятными сюрпризами.

О том, как учесть все требования профессиональных спортсменов, чтобы они с радостью поучаствовали в начинании, рассказывает Василий Клюкин, коммерческий директор бегового клуба Run DNS Run, организатора проекта.

Организационные особенности:

Василий Клюкин, Коммерческий директор Run DNS Run

Самое важное, что стоит учитывать в работе с профессиональными спортсменами — это их плотный график. Часто их жизнь расписана по минутам на полтора года вперед. Очевидно, что очень сложно встроиться в их расписание. Бегуны отслеживают марафоны по всему миру, а их, как вы понимаете, очень много. Только во Владивостоке в этом году планируются три больших события, одно из которых — как раз наш международный полумарафон Vladivostok Ice Run.

При выборе марафона для участия, бегуны чаще всего учитывают опыт организаторов, а также то, насколько интересна трасса и известны имена зарегистрировавшихся участников. Важен им также и комфорт, поскольку спортсмены очень щепетильно относятся к своему здоровью.

Их форма — их основной ресурс и капитал, залог успеха, фундамент класса и профессионализма. Следовательно, для поддержания себя в форме им необходимо правильно питаться, достаточно отдыхать, не утомляться при перелетах и так далее. По этой причине мероприятия, в которых они участвуют, должны быть продуманы и проведены на очень высоком уровне, что требует соответствующей спонсорской поддержки. И организаторам нужно всерьез задумываться о грамотной интеграции спонсоров, иначе необходимый статус не будет достигнут. Скажем, наш генеральный партнер — бренд Honor — оказался еще и символом главных ценностей всех спортсменов: стойкости, непреклонности, надежности, смелости, бойцовых качеств. Именно это позволило альянсу сложиться, организаторам удовлетворить пожелания требовательной аудитории, а мероприятию претендовать на мировой уровень.


ЦА: мужской коллектив работников низшего звена

О мероприятии:

Каждый event-менеджер в своей работе рано или поздно сталкивается с заданием провести масштабное внутрикорпоративное празднование для сотрудников низшего звена, будь то работники склада, производства, региональных торговых представительств и так далее. И если в свое время были попытки объединения двух потоков: офисных сотрудников и линейного персонала, то опыт, здравый смысл и логика сегодня подсказали, что эти целевые группы следует разводить «по разным углам». О причинах, по которым необходимо это делать, и об особенностях работы с персоналом низшего звена на мероприятиях рассказывает генеральный директор Citymetria Group Владимир Зозуля.

Организационные особенности:

Владимир Зозуля, Генеральный директор Citymetria Group

Когда мы впервые проводили мероприятие для работников производства одной крупной международной компании, нас ждало много сюрпризов. Первый — когда наши непосредственные заказчики, девушки из HR-отдела, перед началом банкета закрылись на ключ в отдельном помещении. Позже мы поняли, почему — к ним начали ломиться незваные выпившие гости. В итоге мы успешно провели этот проект, но некоторые особенности поведения аудитории нам стоило предусмотреть заранее. Надеюсь, наши советы в будущем помогут кому-то из коллег.

Первым шагом в подготовке мероприятия должен быть анализ аудитории, а конкретно — выявление процентного соотношения представителей слабого и сильного пола. Как правило, среди сотрудников складов, производств и торговых представительств примерно 80% персонала — мужчины. Можно легко догадаться, что происходит, когда толпа мужчин-«синих воротничков» что-то отмечает — вместе с выпитым часто появляется и агрессия.

Если есть возможность сбалансировать чисто мужской коллектив, например, пригласив «женские» отделы, — это замечательно, так атмосфера будет гораздо спокойнее. Конечно, аудитория дам не должна состоять, например, из сотрудниц офиса, которым вряд ли будет комфортно на таком празднике (вспомним историю с девушками из HR-отдела).

Также нужно узнать как можно больше инсайдерской информации об атмосфере в коллективе — соперничают ли, например, какие-то подразделения между собой, есть ли явные или скрытые конфликты. Нужно это учесть и, по возможности, разделить враждующие «север» и «юг». Но в любом случае нужно быть готовыми к худшему. А именно — к дракам.

Поверьте, драки будут. Для организатора это означает одно — «усиление режима» на мероприятии. Если на корпоративе собирается более 250 гостей, я бы советовал предусмотреть не менее 20 человек охраны и минимум 2 бригады скорой помощи. Пусть лучше они простоят без дела (идеальный вариант для организатора), чем вы будете жалеть о том, что недостаточно продумали вопросы безопасности.

Когда градус выпитого растет, частота инцидентов увеличивается, и не исключен вариант, что во время отсутствия одной «кареты» вам понадобится вторая. Я бы также советовал заранее наладить контакт с ближайшим отделением полиции. Пусть сотрудники правопорядка будут предупреждены и, в случае каких-либо вопросов, сразу обращаются к вам — это позволит держать ситуацию под контролем.

Организаторам также нужно обязательно учитывать особенности аудитории в процессе составления меню и программы праздника. Два ключевых момента: дозирование алкоголя и расчет количества приглашенных. Помните, что полное отсутствие алкоголя не обезопасит вас от проблем. Ваша аудитория, если узнает, что наливать не будут, появится на пороге уже в «подготовленном» состоянии. Следовательно, в ваших интересах не устанавливать запрет на спиртное, а контролировать его подачу. Что касается количества гостей, то будьте готовы к тому, что приблизительно на каждого третьего официального гостя придется еще минимум один «Серёга, который работал у нас в прошлом году, вот такой парень, его уволили несправедливо, а теперь еще и на праздник не позвали». И есть вероятность, что не пропустить нескольких «Серёг» у вас не получится.

И, напоследок, еще одно пожелание. Никогда не теряйте самообладания, будьте готовы к любым внештатным ситуациям, но не забывайте, что любая аудитория — это в первую очередь ваши гости, и главная задача — сделать для них потрясающий праздник.


Присоединяйтесь к Event.ru
Комментарии

Для того чтобы написать комментарий вы должны войти.

Самое интересное в программе предстоящего GEF2016 Событие, которое рождается внутри. Ключи к личной эффективности
Самое интересное в программе предстоящего GEF2016 Событие, которое рождается внутри. Ключи к личной эффективности