Катерина АлиповаБекки Кросс — генеральный директор Events Northern Ltd, основанной в 2004 году, с опытом работы в индустрии свыше 20 лет — рассказывает о том, что необходимо предпринять, чтобы заинтересовать и удержать гостей на мероприятии.
Будучи event-менеджером, вы много и тщательно работаете, чтобы грамотно составить расписание для каждого мероприятия и чтобы ни одна минута не пропала даром. Поэтому, безусловно, вы испытываете раздражение, когда участники пытаются раньше, чем нужно, покинуть мероприятие, так как в таком случае они пропускают важные моменты.
Так что же вы можете сделать для того, чтобы вдохновить бóльшую часть вашей аудитории остаться на мероприятии до самого конца? К сожалению, для этого не существует одного волшебного рецепта, однако мы предлагаем 13 отличных советов, которые помогут вам повысить заинтересованность участников ваших мероприятий. Поскольку опыт автора связан в изрядной степени с конференциями, анализ проводится с уклоном в область деловых проектов, но советы будут полезны и при проведении мероприятия любого другого формата.
Кратко и емко
При планировании программы есть большой соблазн растянуть день таким образом, чтобы вы могли включить в вашу программу абсолютно все, что мечтали. И вместо программы конференции с четкими временными рамками, которые вы установили, с выступлениями, скажем, с 10 утра до 4 вечера, теперь у вас — насыщенная повестка дня, которая позволяет сдвигать временные границы, чтобы ваша аудитория чувствовала себя максимально комфортно. Будьте внимательны: чтобы избежать неудачи, старайтесь не делать день слишком длинным, не перегружайте его.
Также учитывайте вашу целевую аудиторию, в частности — часы работы участников мероприятия. Например, планируя мероприятие для школьных учителей, вы могли бы закончить его пораньше, в соответствии со временем занятий в школе.
Место проведения: учитываем все факторы
Подумайте о том, откуда приходится ехать вашим участникам, и грамотно распланируйте график прибытия участников различными видами транспорта в место проведения мероприятия. Плотный ли трафик в часы пик? В какое время вы можете ожидать прибытия участников мероприятия, которым, предположительно, далеко и сложно добираться? В какое время им нужно будет покинуть мероприятие, чтобы вернуться домой не поздно?
Разумеется, вы не сможете учесть все нюансы, но в то же время вы не захотите потерять бóльшую часть вашей аудитории, а также вынуждать людей приезжать поздно и рано покидать мероприятие. Если люди знают, что им придется пропустить часть мероприятия, они, скорее всего, решат не посещать его вовсе.
Хотелось бы надеяться, что место проведения мероприятия выбрано максимально удачно, с учетом всех деталей (в том числе удобства для передвигающихся общественным транспортом). Однако было бы очень хорошо учесть все факторы заранее, до того, как программа будет опубликована.
Самое лучшее — напоследок
Общепринятая практика — самое интересное должно быть в конце, это поможет вдохновить людей остаться до конца мероприятия. В случае с конференциями самое интересное — это ключевое выступление, как правило, приглашенного спикера. Конечно, есть и контраргумент — люди все равно могут не остаться, и человеку придется выступать перед меньшей аудиторией. Здесь трудно принять решение, но если докладчик хорошо известен и пользуется уважением, а его индивидуальные шоу-лекции всегда интересны, то есть надежда, что ваши участники не захотят пропустить его выступление и останутся.
Как правильно рассадить участников
На протяжении всего мероприятия, включая заключительную часть, позаботьтесь о том, чтобы у вас был персонал или волонтеры, которые будут следить за тем, чтобы все места были заняты, в частности места впереди. Избегайте большого количества свободных мест, постарайтесь сделать так, чтобы люди сидели поближе друг к другу. Это не только удобнее для выступающего и лучше для фотографий и видео, которые будут сделаны на мероприятии, но и побудит гостей активнее принимать участие в обсуждениях и т.д. Если же приглашенные сидят в задней части помещения, слишком далеко от лектора и друг от друга, есть большая вероятность, что они могут уйти посередине выступления, не дожидаясь окончания программы.
Грамотный перерыв
Большая ошибка — делать перерыв ближе к концу дня. Если вы запланировали перерыв ближе к концу мероприятия, будьте готовы к тому, что многие захотят использовать это как прекрасный, удобный повод незаметно уйти, не дожидаясь окончания. Постарайтесь сделать так, чтобы ваш комфортный вечерний перерыв не был слишком долгим, и убедитесь в том, что на нем присутствует достаточное количество людей. Иногда, возможно, стоит сделать утреннюю часть мероприятия более долгой, потом провести ланч и, если вечерняя часть не слишком длинная, вообще отказаться от вечернего перерыва. Комфорт ваших участников, конечно, важнее всего, но, тем не менее, нужно быть практичным и рассуждать здраво.
Не заставляйте людей ждать
Еще одна ошибка, когда мастер-классы проводятся во второй половине дня и заканчиваются в разное время, то есть подразумевается, что большое количество участников должно собраться после для заключительной части мероприятия. Естественно, люди будут раздражены и почувствуют себя неуютно, а значит, захотят покинуть мероприятие.
Чтобы избежать этого, не проводите мастер-классы в вечернее время, по крайней мере, если вы не уверены, что они закончатся в одно и то же время. Чтобы все сделать грамотно, вам нужно будет четко, по минутам распределить каждую часть мероприятия, обеспечить наличие персонала для каждого помещения и радиосвязь для объявления возможных изменений. Убедитесь в том, что дополнительные мастер-классы будут короче по времени, чем основной мастер-класс, проводимый в главном помещении, при этом обязательно учитывайте время, которое нужно будет затратить на переход из одного зала в другой.
Сделайте оповещения: за 10 минут, за 5 минут и окончательное, последнее оповещение. Четко объясните лекторам, что конец мастер-класса — это действительно конец, если время вышло — следует закончить, не задерживая участников. Лучше, если участники освободились и ждут, когда можно будет зайти в основной зал точно в то время, когда мастер-класс там подходит к концу, чем ситуация, когда, например, некоторые сессии закончились, а другие затянулись, — это будет нервировать участников.
Общение — ключевой момент
Соблюдение расписания — это очень важно. В течение дня человек, ответственный за мероприятие, должен многократно повторять (и быть уверенным в этом!), что мероприятие закончится вовремя. Если вы выходите за рамки расписания, обсудите, как будет использовано это время, возможно, придется урезать ланч на несколько минут и немного подкорректировать сроки. Если расписание программы «плывет» и кажется вышедшим из-под контроля, участники могут впасть в панику и принять решение покинуть мероприятие, чтобы не испытывать дискомфорт.
На протяжении всего дня ответственный за мероприятие должен кратко и емко освещать содержание мероприятия. Вы должны донести до участников, почему им нужно остаться, что приготовлено для них. Вам нужно увлечь людей, чтобы они боялись пропустить даже минуту.
Стимулируйте участников
Проведите лотерею с получением призов в конце дня и объясните победителям, что необходимо присутствовать до конца, чтобы получить приз. Быстрый способ сделать это: соберите бейджи, когда люди будут идти на финальную часть мероприятия, затем быстро вытяните имена участников, убедитесь, что они присутствуют, и раздайте им призы.
Кот в мешке
На мероприятии анонсируйте самую важную, общую информацию. Тонко намекните на самое интересное в расписании программы и продолжайте делать это на протяжении всего мероприятия, чтобы заинтриговать гостей. Участники должны владеть информацией в общем, без деталей. Дайте понять людям, что имеет смысл подождать, чтобы узнать все самое интересное, поддерживайте интригу до конца мероприятия.
Поменьше напряжения
Не делайте заключительную часть мероприятия слишком интерактивной и не выдерживайте слишком долгих пауз, так как те люди, которые ищут возможность уйти, обязательно воспользуются этим, а остальные участники будут чувствовать себя не в своей тарелке.
Конечно, это спорный момент, так как он противоречит исследованию, согласно которому считается, что для того чтобы убедить участников получить максимум от вашего мероприятия, они должны реагировать и оценивать мероприятие перед тем, как покинут его.
Обособленность
У вас всегда должен быть персонал на выходе из главного помещения, который будет открывать и аккуратно закрывать двери — для людей, которым нужно выйти во время конференции. Это поможет людям покинуть помещение незаметно, не привлекая внимания к своему уходу, чтобы у других участников не было соблазна тоже уйти.
Будьте энергичными
Очень важно, чтобы заключительные слова были емкими и отображающими самую суть. Резюме должно быть информативным и составленным таким образом, чтобы участники внимательно слушали до самого конца. Не затягивайте заключительную речь, а лучше всего закончите ее чуть раньше, чем запланировали.
Не стоит ждать обратной связи в последние несколько минут, так как многим не хватит времени или мотивации и ответная реакция будет низкой.
Сделайте так, чтобы участники могли покинуть ваше мероприятие с максимальным комфортом. Для этого гардероб должен быть хорошо оборудован, лифты должны быть свободны, а также очень важен грамотный персонал, который поможет решить любую проблему. Это подарит вашим участникам ощущение того, что вы к ним относитесь с уважением, даже когда они покидают ваше мероприятие.
Поразите их
Самый лучший способ убедить людей остаться на вашем мероприятии до последней минуты — это сделать такое мероприятие, которое бы участники посчитали поистине фантастическим. Сделайте все, чтобы превзойти все ожидания.
Если вы все сделаете верно и грамотно, люди останутся на мероприятии до самого конца. Самый лучший комплимент — это когда люди планировали уйти пораньше, но не смогли сделать это, поскольку на мероприятии так интересно, что невозможно оторваться, или когда люди продолжают общаться и остаются на связи, несмотря на то что мероприятие давно закончилось.
Подводя итоги
Независимо от того, когда закончится ваше мероприятие, всегда будет небольшой процент людей, которые уйдут слишком рано по очень разным причинам. И все-таки, если вы будете следовать этим 13 советам, вы увидите, насколько возрастет количество людей, которые будут присутствовать на вашем мероприятии до самого конца.
По материалам eventmanagerblog.com
4 способа стать экспертом event-индустрии
Александр Абрамов: «RFID-метки, на которых так и хочется сэкономить, могут творить настоящие чудеса»
Поделиться