Редакция Event.ruНе секрет, что в организации мероприятий довольно часто возникают какие-то изменения, клиент корректирует свои планы, концепция мероприятия изменяется, появляются новые вводные и порой неожиданные правки как в работе агентства, так и его подрядчиков, включая кейтеринг. Бюджет же обычно корректируется не так резво, и согласованная смета задает довольно жесткие рамки.
Кирилл Погодин, президент Ассоциации Кейтерингов и Банкетных Служб (АКБС) и основатель проекта CateringConsulting.ru, поделился опытом оптимизации сметы на питание и рассказал о том, что делать, если в процессе подготовки вводные для кейтеринга по бюджету или количеству гостей изменились
У опытных кейтерингов есть навык адаптироваться к быстро меняющимся в процессе подготовки мероприятия обстоятельствам. И, конечно же, в кейтеринге есть свои профессиональные секреты, которые позволяют максимально оптимизировать и сократить все издержки при обслуживании банкета или фуршета.
Итак, оптимизироваться можно по нескольким ключевым статьям расходов кейтеринга:
- Первое — это меню, а именно его «выход» или, говоря простыми словами, вес меню в расчете на персону.
- Второе — это персонал — довольно существенная статья расходов любой банкетной службы.
- Ну и третье — логистика и сопутствующие издержки.
С правильными шагами и инструментами экономии бюджета, вы можете сэкономить деньги, не потеряв при этом ни в качестве обслуживания, ни в удовлетворенности гостей. Вот несколько простых рекомендаций.
Планирование формата обслуживания
Планируйте заранее и выберите оптимальный формат обслуживания: банкет, фуршет или коктейль. Фуршеты часто более бюджетные, чем банкеты, так как требуют меньше оборудования и персонала. А коктейль и вовсе позволяет сокращать бюджет самым радикальным образом.
Выбор правильного времени мероприятия
Если обстоятельства позволяют, рассмотрите возможность проведения мероприятия в нестандартное время, не в ужин и не в обед. Так вы сможете предложить гостям более легкий и бюджетный вариант питания.
Меню
Выбирайте блюда из сезонных и местных продуктов. Они обойдутся дешевле и точно будут свежее. Уменьшите количество мясных блюд и блюд из морепродуктов, добавьте больше вегетарианских и веганских опций, которые часто дешевле. В целом ограничьтесь более простыми в приготовлении блюдами и сократите количество позиций в меню, сохранив необходимый суммарный вес. Это поможет уменьшить затраты и на продукты, и на их приготовление. Ну а при неожиданном увеличении количества гостей добавьте простые блюда, которые будут потребляться умеренно. Главное, помните, что фудкост кейтерингов это всего лишь +/-20% от стоимости меню выездного мероприятия, оптимизируйте меню в комплексе с форматом обслуживания и количеством персонала — на самих блюдах много не наэкономите.
Размер порций
Оцените аппетит ваших гостей. Настройтесь на умеренные порции, избегайте лишнего веса блюд, чтобы не выбрасывать много еды, а с ней и ваши деньги. Поколение 25–35-летних склонно потреблять гораздо меньше еды на мероприятиях, чем публика «советской закалки».
Подача и сервировка
В случае банкета рассмотрите вариант сервировки блюд «в стол», или, как говорят на Западе, используйте «family style», когда большие порции блюд размещаются на столе и гости могут сами выбрать, что им нравится. Это сэкономит на персонале и оборудовании. Или, напротив, если получится больше сэкономить на самом меню, нежели на персонале, выберите формат гала-ужина — в нем банкет может весить и 600–700 гр на персону, вместо 900+ гр во время застолья.
Самообслуживание
Если это возможно, предоставьте гостям возможность самообслуживания, особенно на фуршетах. Салаты, закуски и напитки могут быть выставлены на столах для самостоятельного выбора, без ассистирования поварами или официантами. Чайно-кофейные станции также могут быть sefl-service.
Бар
Если у вас есть бар, предлагайте ограниченное количество видов алкоголя и коктейлей. Это поможет сократить расходы на спиртное. Помимо работы баров на фуршете или коктейль-приеме добавьте функцию top up — долив напитков в бокалы гостей. Так вы можете заметно сократить количество необходимого стекла, а соответственно его погрузки/разгрузки, транспортировки и мойки.
Управление ресурсами
Проверьте, можете ли сэкономить, используя мебель площадки. Столы, стулья при их наличии помогут сократить логистику или траты на аренду. Рассмотрите возможность использования декоративных элементов, которые не потребуют дополнительных расходов, сосредоточьтесь на аксессуарах, а не флористике.
Тренд на сокращение пищевых отходов тоже поможет вам сэкономить
Почти на любом мероприятии явка гостей остается неизвестной до последнего момента. Европейские кейтеринги, опираясь на «зеленую повестку» последние годы, много говорят про «сокращение пищевых отходов». Это в том числе их способ сэкономить. У нас пока практикуется мало, но на заметку взять стоит. Если вы обслуживаете банкет, сервируйте на заявленное количество гостей первый курс блюд и все то, что невозможно сократить. А основные блюда в вакууме или в заготовках низкой степени готовности доготавливайте на месте только на фактически присутствующее количество гостей.
Несколько слов от самих профессионалов
Вот что сами кейтеринги и банкетные службы говорят про внутренние возможности сократить расходы на обслуживание мероприятий, даже не трогая само меню:
- Используйте технологичное складское оборудование — палеты и рохлы — это сократит потребность в грузчиках и увеличит скорость выполнения работ.
- Привлекайте «своих» официантов на подготовку мероприятия — эффективность труда «своих» в 2–3 раза выше, поскольку сотрудники уже хорошо разбираются в стандартах компании и используемом оборудовании.
- Отдавайте горячие блюда на общих блюдах «в стол», это сократит нагрузку на обслуживающий персонал.
- Полностью загружайте персонал в пределах минимального количества часов в смене.
- Рассадите до 12 персон за банкетный стол, используя столы диаметром 180 см.
- На подготовке больших мероприятий позвольте менеджерам перемещаться по площадке на электрических самокатах — это повысит эффективность их труда.
- При обслуживании напитками «в обнос», также в зале разместите стационарный бар.
- Разместите уже сервированную еду непосредственно под фуршетными линиями в термобоксах — так вам потребуется меньше обслуживающего персонала.
Какие тимбилдинги выбирают сегодня? Топ-10 от агентства Каталист
Лучшие кейсы с премии «Событие Года»: Победитель в номинации «Гибридное событие года». Новогодний корпоратив от Тинькофф «Люди Т»
Поделиться