Евгения ДемидоваОдной из самых затратных статей в бюджете являются расходы на аренду event-площадки. Не удивительно, ведь от того, насколько удачной окажется выбор места проведения зависит успех всего мероприятия. Так как же заполучить идеальный вариант, не растрачивая при этом все имеющиеся бюджетные средства?
Во-первых, никогда не соглашайтесь на первую предложенную цену и внимательно изучите контракт до того, как поставить на нем свою подпись. Об этом и многом другом читайте далее в нашей статье.
Четко обозначьте вашу заявку
Налаживая контакт с будущим поставщиком, сообщите ему о самом важном:
- бюджете (при желании бюджет можно и не указывать, попросив площадку предоставить вам их собственную цену, от которой вы будет отталкиваться ведя дальнейшие торги);
- датах проведения мероприятия;
- количестве приглашенных (данные по количеству посетителей должны быть реальными, поскольку переизбыток или недостаток гостей может привести к неприятным ситуациями в день события или к убыткам, если гостей на мероприятии окажется существенно меньше, чем было заявлено изначально);
- требования к помещению (вместимость, расположение, техническое оснащение).
Безусловно, если у вас есть что добавить, обязательно включите данные пункты в список. С грамотно составленной заявки можно начать переговоры с арендодателем.
Не ограничивайтесь обращением к одному поставщику
Даже если вы уже определились с местом проведения, запросите коммерческое предложение сразу у нескольких площадок. Это поможет сравнить прай-листы и оценить, на какую скидку можно рассчитывать.
Обратите внимание на предложения тех, кто предоставляет услуги аренды совсем недавно, или имеет достаточно скудную рекламу. Такие event-площадки могут быть гораздо дешевле раскрученных мест, обладая при этом ничуть не худшим качеством.
Не покупайтесь на уловки продажников
При выборе площадки не попадите в ловушку менеджера по продажам, который с помощью всевозможных sales-техник постарается прогнуть вас под предлагаемую цену. К примеру, вам могут сообщить, что этот зал уже забронирован для другого мероприятия, и чтобы отменить бронь, вы должны внести оплату до определенного числа. Или, предложат вам воспользоваться скидкой, которая действует всего несколько дней. Вам также могут заявить, что выбранная площадка пользуется огромным спросом, и о скидке не может быть и речи.
Поскольку правдивость полученной информации весьма сомнительна, не спешите соглашаться на предложенные условия. В конце концов, у вас есть определенный бюджет и ряд обозначенных требований, и, если подрядчик заинтересован в работе с вами, он примет ваши условия безоговорочно. В противном случае, вы всегда найдете альтернативу.
Налаживание партнерских отношений
Предположим, вы уже выбрали площадку и ведете активные переговоры с представителем арендодателя. Не стоит начинать общение с требовательного тона и придирок. Вместо этого постарайтесь наладить с менеджером партнерские отношения. Обращайтесь с ним вежливо и тактично, ведь теперь он часть event-команды, и от того, как вы сработаетесь, будет зависеть успех мероприятия.
Выбор даты
Постарайтесь быть гибкими при выборе даты. Имея в запасе несколько дат проведения, вы сможете рассчитывать на скидку со стороны поставщика, ведь какой-то из дней окажется для них наиболее удобным.
Не забывайте и о том, что в период праздников стоимость аренды значительно возрастает, то же самое касается пятницы и выходных дней.
Внимательно изучите услуги, входящие в договор
Примите во внимание, что некоторые площадки сотрудничают со сторонними организациями (к примеру, кейтеринг-службами), и затраты на поставщиков влияют на конечную стоимость аренды помещения. Внимательно прочтите все пункты договора, обозначьте для себя, какие услуги будут туда входить: возможно, что-то из перечисленного вы сможете организовать своими силами или силами уже проверенных партнеров. Следует обратить внимание и на меню, некоторые из блюд можно заменить менее затратными аналогами.
Бесплатный доступ к Wi-Fi
Некоторые отели взимают плату за пользование сетью Wi-Fi. Для гостей мероприятия он, безусловно, должен быть бесплатным. В случае если количество посетителей исчисляется сотнями, расходы на беспроводную сеть могут ударить по бюджету. В данном случае лучше сразу же договориться о скидке или вовсе бесплатном Wi-Fi в счет общей суммы, которую вы заплатите за аренду, кейтеринг и другие предусмотренные договором услуги.
Трансфер и парковка
Если вы организуете конференцию или какую-либо другу конвенцию, позаботьтесь, чтобы до места проведения был организован трансфер. Данную услугу часто предоставляют отели. В ходе переговоров вы можете попросить скидку на организацию проезда гостей и обеспечение проковочными местами тех, кто прибудет на собственном транспорте.
Штраф за отмену мероприятия
За отмененное мероприятие хозяин площадки может не вернуть вам депозит, и будет совершенно прав. Однако чтобы ваши средства не пропали даром, необходимо внести изменения в параграф об условиях отмены. Так, в договор можно добавить пункт, разрешающий провести это или другое мероприятие в течение определенного периода времени, или вовсе отменить штраф за отмену.
Рассрочка платежа
По-возможности не вносите всю сумму целиком. Договоритесь о внесении оплаты до мероприятия и о конечном платеже после его завершения. Во время подготовки могут возникнуть обстоятельства, ведущие к сокращению конечного бюджета. О возможности изменения конечной оплаты в зависимости от фактически оказанных услуг лучше договориться заранее, это поможет избежать ненужные разбирательства и будет способствовать лучшему взаимопониманию сторон.
По материалам planningpod.com
14 вещей, которые успешные event-менеджеры делают в первые 10 минут рабочего дня
Маркетинг для поколения Миллениум: 5 важнейших истин в погоне за вниманием аудитории
Поделиться