Правила составления портфолио идеального event-агентства

Укажите степень профессионализма вашей команды. Полученное образование дизайнеров, фотографов, и конечно же event-менеджеров. Яркие аспекты деятельности агентства — премии и награды, работа на международных событиях. Клиент всегда хочет работать с профессионалами отрасли. 

Фотографии проектов. Визуальный аспект наиболее важный. Клиенту стоит показать фотографии самых успешных проектов. Причем желательно подобрать проекты разных тематик — от романтической свадьбы до научной конференции, чтобы заказчик понимал все сферы деятельности агентства. Не стоит упоминать, что фотографии должны быть профессиональными и обработанными, при возможности в водяным знаком вашего агентства. 

Профессиональные контакты. Исполнители, артисты, музыканты, площадки, кейтеринг службы и т.д. Профессиональное event-агентство может решить любую проблему — заказать торт за один день, поменять ресторан за несколько часов и привезти нужные цветы из Голландии. Заказчик должен быть уверен, что вы именно такое агентство, поэтому обязательно укажите, насколько серьезные у вас профессиональные связи. Кроме этого, можно привлечь клиента финансово, дав понять, что хорошо налаженные контакты позволяют не только быстро решить вопросы, но и получить дополнительную скидку.

Детали проектов. В этот раздел можно включить созданные вами меню, рассадка гостей, примеры приглашений и т.д. Если ваше агентство работает недавно, и осуществленные проектов недостаточно, стоит проработать несколько event концепций — продумать тематику и, соответственно, все детали — от сценария до карточек с номерами гостей. Так вы сможете показать заказчику ваши возможности и потенциал.

Сценарий. Любой заказчик хочет яркий, удивительный, грамотно спланированный event, с профессионально написанным сценарием. Убедитесь, что ваше портфолио имеет несколько примеров сценариев, подготовленных вашим агентством. Кроме этого, можно добавить несколько разработанных вами идей, но еще не реализованных. Однако забрасывать клиента идеями не стоит. Он еще не является вашим клиентом, поэтому все карты раскрывать не стоит, необходимо только заинтересовать. Иначе вашу идею для мероприятия может реализовать конкурент.

Вдохновение. Чаще всего клиент на первой встрече не представляет, в каком именно стиле он видит будущий event. Для такого случая всегда имейте несколько подборок идей для вдохновения. Это могут быть фото, ткани для дизайна площадки, видео кадры из фильмов, музыкальные композиции и т.д. — все, что в итоге может стать основой для тематики вечера. Таким обазом, вы сразу поймете, что заказчику ближе, что вообще не нравится, и в каком ключе стоит продолжать работу.

Публикации в прессе. Обязательно укажите, какие СМИ освещали ваши мероприятия. Заметки в рейтинговых изданиях всегда сыграют в пользу вашего агентства. Если таковых нет, постарайтесь наладить сотрудничество с журналистами и получить несколько статей о деятельности агентства. Будет здорово, если вы, либо один из ведущих сотрудников будет вести свою колонку в профильном издании, например на Event.ru. Это повысит узнаваемость агентства и поможет увеличить клиентскую базу.

Сайт агентства. В современных реалиях, сайт — это лицо компании, по которому клиент за несколько минут оценит уровень и качество вашей работы. В портфолио активно ссылайтесь на сайт агентства, где клиент всегда может более детально просмотреть осуществленные проекты и узнать больше о команде. Так заказчик будет максимально уверен в выборе.

Рекомендации от прошлых клиентов. Сарафанное радио — лучший PR. Хорошо, если вы уже имеете круг клиентов, которые всегда отзовутся о вас хорошим словом среди своих знакомых. Если вы только наращиваете такую базу, обязательно попросите ваших клиентов о рекомендациях, добавьте их в портфолио и обязательно на сайт. Это повысит лояльность к вашему агентству.