Советы профессионалов: 5 основных event-правил от Carol McGury

Carol McGury является исполнительным вице-президентом отдела мероприятий и образовательных услуг в американской event-компании SmithBucklin. К компании она присоединилась еще в 1988 году и в настоящее время возглавляет команду, которая организует события, а также предоставляет образовательные услуги для торговых и промышленный предприятий, благотворительных фондов, корпоративных клиентов и государственных организаций.

Кэрол дала несколько простых советов для начинающих event-менеджеров.

Как и многие мои коллеги, я люблю телешоу по переделке интерьера. В них все кажется настолько простым и логичным. Иногда я задаюсь вопросом, что произойдет, если бы мы применили для наших событий те же понятия, которые используют дизайнеры. Ведь события ничуть не меньше заслуживают перфекционизма в исполнении. Иногда, проект подразумевает лишь небольшие косметические изменения, а иногда требует полного капитального вмешательства. В любом случае, прежде чем вы начнете размахивать кувалдой, стоит иметь четкий план.

Свежий ремонт кухни и ванны увеличивает стоимость всего дома. Это же понятие справедливо и для проектирования события — вам нужно задавать важные вопросы заранее. Какова цель редизайна? Больший доход или привлечение новой аудитории и спонсоров? Большая вовлеченность участников? Убедитесь, что вы понимаете цели и задачи клиента, а также способ, которым вы будете измерять успех.

Задавайте вопросы и слушайте мнение всех заинтересованных сторон. Например, в нашей практике был клиент, целью которого было оживить бренд и показать большую ценность для участников и спонсоров выставки. Наша команда провела исследования и проанализировала все данные, а затем мы создали новую модель ценообразования, сделали полный ребрендинг события и перестроили программу привлечения спонсоров и компаний-участников. Мы также переработали опыт самой выставки, в результате чего в программе стало больше образовательных компонентов, всплывающих стендов выставочного зала, что позволило участникам и посетителям общаться в приватных зонах, не покидая выставку. По итогам события клиент был рад увидеть показатели наибольшего дохода за последние 10 лет. А опрос спонсоров и участников показал, что и их нужды были, наконец, услышаны.

Обращали ли вы внимание на то, какой вау-эффект производит на владельцев переделанных домов из телешоу новые детали в интерьере? Именно такой эффект ваши event-проекты должны вызывать у гостей события. Наша команда никогда не забывает об уникальных моментах и эмоциях, которые мы дарим случайным участникам живой лотереи под названием «ROCKs» (Random Occurrences of Conference Kindness). Члены команды раздают подарочные карты на чашку бесплатного кофе, бесплатный завтрак, дополнительный подарочный набор или другие приятные мелочи людям в очереди на стойке регистрации. Эти сюрпризы раздаются выборочно, и у каждого гостя есть шанс получить один из маленьких, но милых призов, почувствовав себя VIP.

Не используйте один подход для всех похожих на первый взгляд проектов. В мире современных технологий и безграничных ресурсов вы можете персонализировать опыт для каждой группы вашей целевой аудитории. Задавайте вопросы во время электронной регистрации — это поможет собрать данные о поведении и интересах участников заранее.

По материалам bizbash.com